CRM и планировщик
Битрикс24

2019

Adwise

ADWISE — крупнейшее независимое креативное агентство, является основой коммуникационной группы, в которую также входит креативное агентство FUEL и медийное агентство M5.

Агентство Adwise одновременно работает над множеством проектов и потоком обрабатывает запросы клиентов. Большой объем работы привел к проблеме хаотичного распределения загрузки отделов и недопонимания свободных ресурсов команд. Под угрозой могли оказаться взаимоотношения с клиентами.

Битрикс24

CRM

Автоматизация

Задача

Разработать для планирования на базе Битрикс24, чтобы сотрудники могли в автоматическом режиме контролировать сроки реализации работ и качественно вести проекты.

Решение

Для полного понимания проблемы мы полностью погрузились
в бизнес-процессы компании. Наш аналитик «прожил» неделю вместе с агентством, он зафиксировал все требования и пожелания руководителей и ведущих специалистов, определил проблемные места и сформировал несколько вариантов решения.

Заказчик выбрал разработку специального приложения планирования ресурсов на базе Битрикс24. Также нужно было провести настройки взаимодействия разделов CRM и проектов.

Клиент ранее пробовал работать с облачной версией Битрикс24, сейчас решил перейти на коробочную версию для расширения программных возможностей.

В 2−3 клика доступны целевые действия и ключевые разделы сайта.

Воронки и карточки

•

Настроили единую воронку продаж для всего агентства, так как этапы работы с проектами в разных направлениях были примерно одинаковы.

•

Выстроили воронку работы с лидами, прописали необходимые поля во всех сущностях (лиды, сделки, контакты и компании).

•

Создали 2 типа сделок: проект и задача к проекту. Внедрили алгоритм автоматического заполнения карточек из имеющихся в базе данных.

•

Доработали карточки сделки в канбане, чтобы в них фиксировалась ссылка на задачу к проекту.

Задачи и проекты

У заказчика каждая сделка означает отдельный проект, по которому ведутся работы в разделе «Задачи и проекты». Чтобы оптимизировать работу, мы настроили процесс, который при создании сделки автоматически создает проект в разделе «Группы» и записывает прямую ссылку на него в поле сделки. В верхнем меню сделки появлялась кнопка «Проект» для быстрого перехода к задачам.

Доработали карточки задач, вывели дополнительные поля
в основную часть, настроили интеграцию с сервисом Trello, чтобы заказчик мог демонстрировать статус исполнения своим клиентам:

Файловая система

Заказчик активно работает с тяжелыми файлами (широкоформатные картинки, презентации, фото и видео файлы), которые требуют много места на сервере. Основную папку «Upload» мы перенесли на отдельный «домашний» сервер и настроили синхронизацию через сетевой диск Битрикс24.

Совместно с заказчиком создали четкую структура хранения данных. При загрузке файла, например, в задачу, система уже знает, куда «отнести» этот файл: в папку какому клиенту, к какому проекту и к какой команде.

Приложение планирования ресурсов.

Основная функция приложения по планированию ресурсов — это распределение задач между сотрудниками отделов. Для максимального удобства и доступности в нем есть 5 разделов:

•

Планирование;

•

Статусы задач и проектов;

•

Бэклог задач;

•

Сотрудники;

•

Статистика.

Планирование

Основной экран разделен на 2 части: фильтр задач (п.1) и календарь (п.2).

С помощью фильтра можно выбрать клиента, по которому вы хотите посмотреть проекты и нераспределенные задачи. Список всех клиентов берется из раздела CRM/Компании. Далее можно посмотреть каждый проект из списка, где задействован данный клиент и отсортировать задачи по сроку исполнения.

В нижней части фильтра 3 кнопки управления формой:

Найти (п.4). После выбора всех значений для поиска нужно нажать данную кнопку.
Сбросить (п.5). Происходит сброс заданных условий фильтра.
Закрыть (п.6). Закрытие фильтра.

После нажатия в фильтре «Найти», появляется список нераспределенных задач. Форма задачи отображает только первичную информацию:

Название задачи;
Клиент;
Крайний срок;
Плановое время выполнения.

В календаре происходит распределение задач и их отображение по временным промежуткам.

Информацию можно отфильтровать по отделу, по сотруднику, в режиме показа «месяц/неделя/день» и переключаться между предыдущим/следующим отображением месяца/недели/дня (п.3).

На картинке выбран отдел Uplab, в штате которого находится 4 человека. На календаре стоит режим отображения недели, и соответственно в каждой ячейке (п.2) мы видим, сколько всего часов у отдела свободно и не занято задачами.

Выходные дни и вечерние часы с 19 до 21 считаются нерабочими и отображены темным тоном (п.4).

При наведении курсором на название задачи всплывает форма задачи с необходимой информацией:

Распределение задач на нужное время сотрудника происходит просто: наводим курсор мыши на задачу в левой части, зажимаем ее левой кнопкой, тянем на нужное время в календаре и отпускаем. Готово.

Статусы задач и проектов

Статусы отображаются в виде диаграммы Ганта. Раздел имеет несколько фильтров. На каждой задаче отображается ее статус в приложении (п.1). Распределенная задача отображается голубым цветом (п.2). Задача, имеющая крайний срок, имеет продолжение выделенное светло-зеленым цветом до даты окончания (п.3).

Бэклог задач

Данный раздел имеет систему фильтрации для просмотра задач по любым проектам, отделам и сотрудникам в табличном виде. Все можно редактировать сразу из раздела.

Сотрудники

Здесь отображаются задачи сотрудника по заданным параметрам в фильтре и выбранному периоду времени.

Статистика

Раздел предназначен для просмотра показателей по выполнению задач и соблюдения их сроков.

Результат

Adwise получил прозрачный инструмент планирования ресурсов и распределения задач между отделами и сотрудниками, который позволяет в режиме онлайн увидеть занятые и свободные ресурсы команд. Это позволило значительно сократить время на планирование работ по проектам, сотрудники могут в режиме онлайн видеть свою загрузку и общую динамику проекта. Также приложение дает полный анализ проектов в разрезе задач: количество решенных в срок, количество превышений дедлайна, плановое и фактическое время всего проекта.