Сборные заказы и валютные сделки в CRM Битрикс24

2019

Инфратест

«Инфратест» — занимается поставкой и обслуживанием оборудования для испытания дорожно-строительных материалов, а также оснащением лабораторий всем спектром необходимых приборов российского и зарубежного производства.

Битрикс24

CRM

Автоматизация

Задача

Валютные блоки в Сделке

Доработать функционал Битрикс24: обеспечить возможность проведения сделок в валюте и оформления сборных заказов в Битрикс24.

Решение

Специфика заказчика в том, что он продает оборудование в разных валютах, при этом она может не совпадать с валютой закупки. Для этого в CRM, где ведется весь учет, нужен универсальный кросс-валютный механизм.

Вместо одной таблицы номенклатуры на закладке «Товары» мы разместили 3 табличных валютных блока — в евро, рублях и долларах.

С помощью приложения «Курсы валют» в систему ежедневно подгружаются актуальные биржевые курсы EUR и USD, которые автоматически используются в кросс-пересчётах цен и сумм сделки. Таким образом, товар, учитываемый в любой из валют: RUB, EUR, USD может быть добавлен в любой из валютных блоков и его цена будет автоматически пересчитана в валюту блока.

Сделки длительные, поэтому менеджер может сравнить изначальный расчет цен с текущим и скорректировать стоимость, чтобы не продавать ниже себестоимости. Также он может устанавливать свои курсы EUR и USD, в этом случае будут использоваться их значения.

С помощью флажка «заблокировать пересчёт» можно отключить автоматические пересчёты цен по курсам валют и зафиксировать конечные цены сделки.

Комплектация товаров в Сделке

Товары внутри валютных блоков могут объединяться в комплекты. Для этого создано специальное меню, позволяющее выделять головной товар комплекта и входящие в него комплектующие товары.

Стоимость комплекта автоматически рассчитывается из стоимости составляющих его комплектующих товаров. При необходимости состав любого комплекта можно отредактировать или раскомплектовать.

Генерация печатных форм коммерческих предложений и договоров поставки

Типовой механизм генерации печатных форм документов настроен и доработан следующим образом:

Типовые настройки шаблонов

•

В шаблонах форм Ф.И.О. сотрудников Компании покупателя автоматически выводятся в родительном и дательном падежах.

Программные (кастомные) доработки печатных форм

•

В коммерческом предложении списки товаров выводятся
в виде валютных блоков, которые программно управляются: выводятся только те блоки, в которых есть данные о товарах.

•

Также в коммерческом предложении составляющие комплекта выводятся без цен и сумм и с поднумерацией (1.1, 1.2, …). Общая стоимость сразу приписана всему комплекту.

•

Настроены разделители разрядов и копеек цен и сумм так, чтобы данные таблиц копировались в Excel и могли сразу обрабатываться в нём без перенастроек формата.

•

В договоре выводятся приложения, количество и нумерация которых зависит от того, в каких валютных блоках сделки заполнены данные.

•

В табличной части приложения не выводятся комплектующие, они отображаются отдельным пунктом.

•

Стоимость товара выводится в валюте блока, при этом строка суммы цифрами и прописью, в том числе в копейках, центах, евроцентах формируется в соответствии с общепринятыми правилами.

•

Текст раздела условий оплаты также формируется гибко,
в зависимости от установленных значений полей «Условия оплаты» и «% аванса» Сделки.

Таким образом, возможности генерации печатных форм документов существенно расширены под реальные потребности клиента.

Заказ и движение оборудования

Типовой механизм генерации печатных форм документов настроен и доработан следующим образом:

При переходе сделки в стадию «Заказ» автоматически стартует формирование позиций заказа. Если на складе имеется достаточное количество товара, то он резервируется под эту сделку. Если товар есть, но его не хватает, то резервируется весь остаток, а недостающее количество поступает в заказ.

Состояние заказов отслеживается через закладку Сделки «Движение оборудования». Для учёта данных движения заказов разработан информационный блок и табличная форма отчёта «Движение оборудования», доступная из главного меню. В ней отображаются все заказы компании.

Отчёт «Движение оборудования» служит рабочим инструментом менеджеров по снабжению и руководителей.

Данные и статусы заказа интерактивно изменяются ответственными менеджерами. При изменениях статусов автоматически отправляются уведомления ответственным за сделки. Система контролирует сроки поставки и автоматически подкрашивает в красный цвет заказы, срок поступления на склад по которым превышает срок отгрузки покупателям.

В отчёте доступен подбор компаний-поставщиков, сортировка и фильтрация по колонкам, настройка временного интервала отчёта, выгрузка данных в Excel.

Другие настройки:

Кроме программных доработок в CRM заказчика выполнены настройки дополнительных полей, ролей и прав доступа пользователей, загрузка лидов из формы на странице компании, разработан бизнес-процесс согласования договоров, разработаны инструкции и проведено обучение персонала.

Результат

В результате настроек и программных доработок CRM Битрикс24 заказчик получил удобную и оперативную систему автоматизации продаж, удовлетворяющую характерные отраслевые потребности его деятельности.