10 бизнес-процессов, которые сделают ваш корпоративный портал эффективнее

Внедрение корпоративного портала и CRM — только первый шаг в автоматизации работы компании. Сократить время на рутинные задачи, сделать взаимодействие между отделами более прозрачным и упростить коммуникации позволяют бизнес-процессы — специально заданные алгоритмы с определенной последовательностью шагов.

Вопросы, которые часто слышат интеграторы Битрикс24: «Можно ли, чтобы менеджер автоматически получал напоминание об отправки КП?», «Как настроить, чтобы на нужном этапе сделки автоматически создавалась задача на подготовку документов?», «Может ли система напоминать заранее о переговорах с клиентом?». Всё это на самом деле об одном и том же: как автоматизировать рутинный процесс и исключить простои и ошибки из-за человеческого фактора. И у нас есть ответ: возможности автоматизации в Битрикс очень широки, и настроить можно практически всё, что угодно — особенно если использовать функцию «бизнес-процессы». В этой статье кратко напомним, как она работает, и разберём примеры: 10 самых полезных процессов, которые должны быть в каждой компании. Все они применяются для автоматизации типовых и часто возникающих операций. Среди наших примеров есть как базовые бизнес-процессы, доступные в «Битрикс24» по умолчанию, так и уникальные, автоматизирующие сложные и нестандартные операции — их можно разработать на базе корпоративного портала с нуля.

10. Новый сотрудник

Десятку полезных бизнес-процессов мы начнём с кадровых операций: они неизбежно происходят во всех компаниях, где есть наёмные специалисты.

Цель процесса «Новый сотрудник», как легко понять — автоматизация приема в штат нового работника.

Пример. У нас в Uplab в процессе участвует сам сотрудник, его непосредственный руководитель, офис-менеджер, системный администратор, HR-менеджер, главный бухгалтер и специалист по кадрам. Каждый из участников получает задачи на оформление документов, передачу доступов, подготовку рабочего места. А у нового сотрудника автоматически является доска «Онбординг», где собраны все задачи по погружению в обязанности и по подключению к корпоративным сервисам.

В других компаниях процесс «Новый сотрудник» можно выстроить иначе, но принцип остается тем же: сотрудникам разных отделов автоматически поступают задачи, по выполнению которых процесс движется дальше. Участниками могут выступать разные должностные лица, от HR-специалистов и руководителей подразделений до инженеров по охране труда, наставников, мастеров производственных участков.

9. Увольнение сотрудника

Процесс увольнения сотрудника в его «аналоговой» версии требует немало ресурсов. Но, поскольку это повторяющийся рутинный процесс, его можно оцифровать — точно так же, как и приём нового сотрудника на работу.

При увольнении у каждого работника появляется внушительный список дел: нужно собрать подписи, сдать служебную технику, униформу и так далее, передать дела и многое другое. А специалистам компании, соответственно, нужно оформить документы, принять имущество и дела, закрыть отключить учетные записи и так далее. После внедрения бизнес-процесса каждое упомянутое выше действие будет выполняться пошагово, а должностные лица автоматически получат нужные задачи. А это значит, что сотруднику не придется самому бегать за каждым специалистом напоминать о нужных действиях. Он покинет компанию без стресса, и это позитивно повлияет на его оценку компании — а значит, и на её HR-бренд. Ведь последнее впечатление почти так же важно, как первое, если речь идёт о работодателе.

8. Заявление на отпуск

Когда у сотрудника приходит время очередного отпуска, на портале автоматически запускается процесс его согласования. Система сама определяет, кто является руководителем отпускника, и отправляет ему заявку. В случае успешного подтверждения заявки бухгалтеры и специалисты отдела кадров получают задачи на оформление документов и начисление отпускных. По окончании процесса сотрудник получает заявление об отпуске на подпись, а в первый день отпуска — уведомление о его начале и о дате окончания.

7. Заявление на отгул

Стандартный алгоритм оформления отгула достаточно сложен и для сотрудника, который пишет заявление, и для его руководителей. Нужно заранее уведомить об отсутствии, написать заявление, заверить его, отнести бухгалтеру. Процесс может затянуться, когда согласующих руководителей несколько, особенно если кто-то из них не находится в офисе: например, отправился в командировку, на больничный или в отпуск.

Бизнес-процесс в «Битрикс24» упрощает цепочку согласований: сотруднику достаточно указать дату отгула, причину и способ использования часов — за свой счет или за ранее отработанное время. Дальше система все сделает сама: определит руководителя и отправить ему уведомление о том, что нужно согласовать отгул.

6. Заявление на командировку

Незаменимый процесс, если сотрудникам компании часто приходится о работе выезжать в другие города или даже страны. Процесс автоматизирует этапы согласования командировки и ставит задачи руководителю и бухгалтеру на выполнение ряда обязательных действий.

5. Заявление на больничный

У нас в агентстве процесс предусматривает 3 возможных варианта отсутствия сотрудника:

• Классический больничный, подтвержденный листом нетрудоспособности из больницы.
• Работа из дома, когда специалист сохраняет трудоспособность, но не приходит в офис: это помогает сотруднику быстрее восстановиться. А в случае заразной болезни такая мера помогает защитить других сотрудников.
• Отгул за свой счет, когда сотрудник чувствует небольшое недомогание и хочет остаться дома без оформления больничного листа.

Сотрудник может запустить процесс, не выходя из дома — с компьютера или смартфона. Достаточно указать вариант отсутствия, дождаться подтверждения прямым руководителем и дальше следовать указаниям, которые будут приходить в «Битрикс24» в виде уведомлений.

Алгоритм бизнес-процесса может быть разным. Так, в нашем случае отсутствие сотрудника автоматически признается отгулом за свой счет, если руководитель не согласует работу, выполненную сотрудником из дома.

4. Ознакомление

Один из наиболее востребованных бизнес-процессов. Применяется в различных случаях, в том числе в рамках других процессов, но чаще всего используется для знакомства сотрудников с внутренними приказами и корпоративными нововведениями.

Действия руководителя при запуске процесса:

1. прикрепить необходимый документ или ссылку на него,
2. указать пользователей или отделы, которые должны с ним ознакомиться,
3. установить дедлайн для ознакомления.

Когда срок пройдет, в бизнес-процессе отобразится, сколько пользователей прочитали документ, а сколько нет.

3. Заявка на оплату

Топ-три самых востребованных открывает процесс оплаты по различным заявкам от сотрудников. Это может быть и заказ бутилированной воды в офис, и выплаты по счетам от подрядчиков, и оплата работы специалистов на фрилансе либо аутсорсе.

Когда сотрудник укажет вводные данные, «Битрикс24» определит его руководителей и передаст заявку на согласование, а позже — в бухгалтерию. После проведения оплаты должностному лицу, который запустил процесс, придет уведомление об успешном завершении.

2. Утверждение документа

Процесс похож на «Ознакомление», но содержит больше вариантов развития событий.

У документа в бизнес-процессе «Утверждение» может быть один из следующих статусов: «Черновик», «Утверждение», «Опубликован». Каждый документ начинает процесс в статусе черновика, затем отправляется на утверждение: ответственный сотрудник получит сообщение, что к нему направлен новый документ.

В течение определённого срока документ находится на утверждении. Если ответственный сотрудник утвердил документ, тот публикуется; если нет, возвращается в статус «Черновика». В обоих случаях отправитель получает уведомления.

Процесс утверждения может быть многоуровневым, например, двухэтапным: после того, как документ согласован одним должностным лицом, он переходит к следующему, и цикл процесса повторяется.

1. Согласование

«Согласование» — лидер среди бизнес-процессов. Без согласования не обходится ни одна автоматизация. «Согласование» может быть как составной частью других процессов, так и самостоятельной единицей оптимизации работ.

Пример. Сотрудник подготовил договор на выполнение работ, который нужно согласовать руководителю. Бизнес-процесс облегчает задачу руководителя: специалист не отвлекает его от важных дел, напоминая о том, что нужно проверить результат. Автор договора также не тратит своё время на на напоминания. Он просто запускает процесс, приложив к нему договор. Система сама определяет ответственного руководителя; тот получает готовый к проверке документ, а сотрудник точно знает, на каком этапе находится согласование.

Процесс предусматривает два варианта развития событий: руководитель может как согласовать документ, так и вернуть его специалисту на доработку.

Согласование актуально для всех сфер деятельности, возможность автоматизации этого процесса освобождает время сотрудников для работы над проектами и повышает их работоспособность — гораздо проще решать рабочие вопросы, зная, что не предстоит бегать за руководителем и утверждать результат выполненной задачи. Итог — повышение эффективности сотрудников, а значит, и рост прибыли компании.

Каждый бизнес нуждается в автоматизации процессов, и «Битрикс24» для этого — оптимальное решение. В первую очередь за счет возможности создавать в программе новые бизнес-процессы или адаптировать встроенные шаблоны под нужды компании.

За внедрением корпоративного портала и настройкой бизнес-процессов обращайтесь к экспертам Uplab. Мы поможем максимально автоматизировать рутинные задачи и заметно улучшить показатели компании: эффективность, продуктивность, время выполнения задач. Заполните форму — поделимся кейсами!