Развивать таланты, объединять и укреплять команду, создавать и внедрять корпоративную культуру — звучит гораздо интереснее, чем отчёты, документы и метрики, правда?.. Сегодня у кадровых работников есть электронные сервисы, которые автоматизируют рутину и помогают строить приоритеты именно так. Собрали для вас подборку сервисов, которые раскроют потенциал HR-специалистов и оптимизируют работу отдела по подбору персонала. А ещё описали свой опыт внедрения: удачи, неудачи и важные инсайты.
Что такое автоматизация HR и что она включает
Автоматизация HR — это процесс внедрения технологий и программных решений, которые помогают минимизировать рутину HR-специалистов. Автоматизировать HR-процессы можно на разных уровнях: от сбора откликов на вакансии до обучения и аттестации работников.
У специалистов по персоналу большой пул задач. Они занимаются не только разработкой и публикацией вакансий, проведением собеседований и подготовкой отчетности по персоналу, но и организацией корпоративного обучения, разработкой систем мотивации, адаптацией новых сотрудников. Кроме того, HR участвуют в разработке систем оплаты труда, управлении социальными льготами и контроле за соблюдением трудового законодательства. Часть HR-процессов можно определить как рутину: неприятную, монотонную и скучную работу; механические процессы, не включающие творческое начало. Сюда можно отнести составление и оформление документов, размещение вакансий на сайтах, сбор аналитики.
Автоматизация HR-процессов компании помогает свести такие задачи к минимуму, поручив их электронным сервисам и ИИ-помощникам. Но важно понимать, что это не случится в одну минуту: потребуется анализ процессов в HR-отделе, выбор решений, внедрение и обучение персонала. Всё это потребует затрат времени и средств.
Когда автоматизация HR в компании точно нужна:
У специалистов по персоналу большой пул задач. Они занимаются не только разработкой и публикацией вакансий, проведением собеседований и подготовкой отчетности по персоналу, но и организацией корпоративного обучения, разработкой систем мотивации, адаптацией новых сотрудников. Кроме того, HR участвуют в разработке систем оплаты труда, управлении социальными льготами и контроле за соблюдением трудового законодательства. Часть HR-процессов можно определить как рутину: неприятную, монотонную и скучную работу; механические процессы, не включающие творческое начало. Сюда можно отнести составление и оформление документов, размещение вакансий на сайтах, сбор аналитики.
Автоматизация HR-процессов компании помогает свести такие задачи к минимуму, поручив их электронным сервисам и ИИ-помощникам. Но важно понимать, что это не случится в одну минуту: потребуется анализ процессов в HR-отделе, выбор решений, внедрение и обучение персонала. Всё это потребует затрат времени и средств.
Когда автоматизация HR в компании точно нужна:
•
Более 50% своего времени HR-специалисты заняты рутинной работой.
•
В компании уже больше 100 сотрудников, либо достичь этой цифры планируется в ближайшие 1−2 года.
•
Объем задач HR-менеджеров всё время растет.
•
HR-процессы выглядят непрозрачными.
•
Отмечается, что в работе отдела часто возникают ошибки из-за «человеческого фактора».
Автоматизация в HR поможет специалистам в вашей команде больше использовать свои ценные навыки, а не тратить время на администрирование или механическую работу.
Зачем бизнесу автоматизация управления персоналом
Автоматизация процессов в HR позволяет отделам кадров больше заниматься людьми и меньше — документами. Это возможность поменять приоритеты так, чтобы среди главных задач были развитие сотрудников, укрепление команды и развитие корпоративной культуры.
Преимущества автоматизации HR-процессов:
Преимущества автоматизации HR-процессов:
•
Повышение эффективности. Убирая рутину из графика HR-специалистов, вы не только освобождаете время на выполнение более творческих и комплексных задач, но и меняете приоритеты: теперь такие процессы как адаптация сотрудников или развитие корпоративной культуры можно вести не по остаточному принципу, а в первую очередь.
•
Снижение затрат. Если в компании большой объем работы с документами, и он растёт от квартала к кварталу, автоматизация HR-процессов спасёт от увеличения штата.
•
Минимизация ошибок. В компании автоматизация поможет убрать «человеческий фактор» и сделать процесс работы с документами, вакансиями и т. д. более эффективным.
•
Улучшение коммуникации. Автоматизация обеспечивает более эффективную коммуникацию между HR-специалистами и сотрудниками.
•
Ускорение бизнес-процессов. Автоматизация HR — это экономия времени на многих задачах, связанных с управлением персоналом.
•
Повышение удовлетворенности сотрудников. Автоматизация процессов может упростить взаимодействие сотрудников с HR-департаментом, сделать его более удобным и быстрым.
«Роботы» и цифровые сервисы помогают оптимизировать многие рутинные процессы. Вместо того, чтобы тратить время на выполнение монотонных операций, HR-специалисты могут сфокусироваться на более стратегических задачах, таких как развитие талантов, повышение вовлеченности сотрудников и укрепление корпоративной культуры.
Какие HR-процессы можно автоматизировать
Современные сервисы для HR могут интегрироваться с разными системами и решать разные задачи, в том числе при помощи ИИ. Вот какие задачи им можно поручить.
•
В рекрутинге: автоматизация подбора персонала. Размещение вакансий, отбор резюме, проведение онлайн-тестирования, организации интервью и составления отчетов по найму.
•
В управлении персоналом: автоматизация управления рабочим временем, начисления зарплаты, ведения кадрового документооборота, управления отпусками и больничными.
•
В развитии персонала: онлайн-курсы, тренинги и вебинары, отслеживание прогресса обучения, оценка знаний сотрудников.
•
В оценке эффективности персонала: сбора данных о результатах работы и их анализ. автоматизация таких HR-процессов — это существенная экономия времени на отслеживание метрик.
•
Коммуникации: опросы и другие способы сбора обратной связи и изучения мнений.
•
Аналитика и отчетность. Сбор данных согласно метрикам, составление отчётных документов.
•
Онбординг. Постановка задач, связанных с адаптацией; чек-листы.
•
Документооборот в каждой из сфер. Заявления, приказы, заявки и т. д.
Программы и платформы
На рынке есть и универсальные HRM-системы с богатым функционалом, так и сервисы для решения отдельных задач. Расскажем о самых популярных в каждом из основных направлений.
Для рекрутинга
Единая база резюме существенно повышает эффективность работы HR и ускоряет подбор персонала, ведь в ней анкеты соискателей можно фильтровать их по разным параметрам и быстро находить нужную. Современные сервисы позволяют добавлять резюме в базу автоматически, отсеивая дубликаты, а также комментировать их и общаться с кандидатами и с другими сотрудниками команды прямо в сервисе.
Помощники HR в найме — голосовые роботы и чат-боты, программы для размещения вакансий и CRM-системы, которые решают целый комплекс HR-задач, включая рекрутинг. Популярные HR-инструменты — это «Воронка найма» (на основе ИИ), Talantix, FriendWork, «Хантфлоу». Также для автоматизации процессов HR подходит Битрикс24: мы подробно разбирали преимущества этой HRM-системы в отдельной статье.
Помощники HR в найме — голосовые роботы и чат-боты, программы для размещения вакансий и CRM-системы, которые решают целый комплекс HR-задач, включая рекрутинг. Популярные HR-инструменты — это «Воронка найма» (на основе ИИ), Talantix, FriendWork, «Хантфлоу». Также для автоматизации процессов HR подходит Битрикс24: мы подробно разбирали преимущества этой HRM-системы в отдельной статье.
Для обучения персонала
Системы автоматизации обучения выделяют в отдельный класс: Learning Management System (LMS). К ним относятся, например, образовательные платформы, программы для создания курсов, тестирования и аттестации сотрудников.
Все эти решения для автоматизации процессов позволяют сотрудникам учиться дистанционно в удобное для них время, руководителям — видеть прогресс сотрудников и собирать аналитику по обучению, а специалистам по персоналу — выявлять проблемные места и корректировать обучающие программы.
Комплексные LMS-системы подходят для средних и крупных компаний, а также для онлайн-школ. iSpring Learn, Unicraft и Teachbase.
Все эти решения для автоматизации процессов позволяют сотрудникам учиться дистанционно в удобное для них время, руководителям — видеть прогресс сотрудников и собирать аналитику по обучению, а специалистам по персоналу — выявлять проблемные места и корректировать обучающие программы.
Комплексные LMS-системы подходят для средних и крупных компаний, а также для онлайн-школ. iSpring Learn, Unicraft и Teachbase.
Для документооборота
Внедрение таких систем предполагает, что компания переходит на кадровый электронный документооборот (КЭДО) и стремится к автоматизации кадрового делопроизводства.
С помощью систем автоматизации документооборота можно наладить контроль над потоками документов, установить единые правила обработки и определить путь их прохождения. При обмене документами через программу КЭДО нет нужды печатать бумажные копии. Электронные документы имеют юридическую силу благодаря использованию электронных подписей, поэтому портал КЭДО экономит время всех участников процесса.
Сервисы, которые помогают автоматизировать создание и подписание кадровых документов: КонтурКЭДО, HRlink, СБИС, Directum, «СберКорус», VK HR Tech, Битрикс24. КЭДО, Госключ.
С помощью систем автоматизации документооборота можно наладить контроль над потоками документов, установить единые правила обработки и определить путь их прохождения. При обмене документами через программу КЭДО нет нужды печатать бумажные копии. Электронные документы имеют юридическую силу благодаря использованию электронных подписей, поэтому портал КЭДО экономит время всех участников процесса.
Сервисы, которые помогают автоматизировать создание и подписание кадровых документов: КонтурКЭДО, HRlink, СБИС, Directum, «СберКорус», VK HR Tech, Битрикс24. КЭДО, Госключ.
Вызовы и риски автоматизации
Автоматизация HR, несмотря на очевидные преимущества, сопряжена с рядом вызовов и рисков.
02
Неизбежные структурные изменения, которые затронут прежде всего отдел по работе с персоналом. Понадобится новый план работ с учетом изменившейся нагрузки; обучение или переквалификация некоторых сотрудников.
03
Недоверие со стороны руководства и сотрудников: им может казаться, что HR-система — это «чёрный ящик». Чтобы этого не случилось, обеспечьте прозрачность процессов, проведите разъясняющие встречи.
Ключевой вызов: необходимость значительных инвестиций в программное обеспечение, обучение персонала и интеграцию систем.
01
Риск возникновения технических сбоев и ошибок, которые могут привести к потере данных или нарушению конфиденциальности. Автоматизация HR-процессов — это то, что требует особого внимания к безопасности данных.
04
05
Трудности интеграции с существующими системами и другие технические сложности. Чтобы быть к ним готовыми, нужно тщательно изучить системы, которые есть на рынке: выбрать подходящие по функционалу и техническим возможностям. Система автоматизации должна внедряться постепенно, начиная с небольшой фокус-группы.
Сколько инструментов нужно одной компании
Количество инструментов зависит от задач компании и бюджета для автоматизации подбора персонала. Обычно достаточно нескольких решений, которые автоматизируют наиболее ресурсозатратные процессы. Например, рекрутинг и кадровый документооборот.
Когда мы выбираем цифровые HR-инструменты, нужно четко понимать процесс, который планируется в него перенести. Необходимо максимально подробно формулировать свои требования от платформы: это поможет протестировать её на все необходимые функции. Важно закладывать на выбор инструмента достаточно времени.
Полина Наумова
HR people partner
Какие кадровые процессы мы автоматизируем в Uplab
Мы применяем для автоматизации HR несколько решений, которые помогают свести к минимуму рутину: это HRM «Хантфлоу», система электронного документооборота и платформа для перфоманс-ревью.
Для найма, кадрового резерва и аналитики
Инструмент: HRM-система Хантфлоу, тариф «Профессиональный»
Плюсы:
Плюсы:
•
цифровизация HR-процессов;
•
встроенная аналитика;
•
возможность настроить этапы подбора, шаблоны ответов и отчётов, структуру компании;
•
можно добавлять сторонних заказчиков;
•
есть синхронизация с календарем;
•
доступна переадресация в мессенджеры;
•
есть возможность интеграции через вебхуки, например, с карьерным сайтом;
•
отзывчивая поддержка, понятные инструкции, прозрачные тарифы.
Минусы:
•
не вполне удобный интерфейс;
•
плохо работает переадресация в Телеграм.
Я синхронизирую вакансии, которыми занимаюсь: я могу размещать вакансии на любом сайте для поиска работы прямо из Хантфлоу. Все отклики автоматически загружаются внутри системы. Я первично осматриваю отклики и выбираю тех кандидатов, с которыми мы готовы связаться. Внутри системы у меня есть возможность воспользоваться шаблонами ответов. Также в Хантфлоу есть переадресация в мессенджеры: WhatsApp и Telegram.
Также с Хантфлоу синхронизирован мой рабочий календарь, я прямо из Хантфлоу могу назначить встречу с кандидатом или заказчиком. По итогам встречи я оставляю комментарий: это можно сделать в свободной форме или воспользоваться формой отчёта, которую тоже можно адаптировать под вакансию или под запросы нанимающего менеджера. Дальше передаю ссылку на Хантфлоу с кандидатами, которых я смотрела, нанимающему менеджеру.
Если нанимающие менеджеры активно используют Хантфлоу, они могут сами отслеживать все этапы работы по вакансии. Например, они получают уведомления на электронную почту о том, что кандидат перешёл на этап «резюме у заказчика».
Все касания с кандидатом оставляют цифровой след внутри Хантфлоу. Это очень удобно, когда мы хотим вернуться к кандидату спустя время: можно посмотреть, как он прошел этапы найма в прошлый раз.
Лично мне кажется, что интерфейс Хантфлоу можно сделать более удобным и понятным. Но функционал вполне достаточен для того, чтобы продуктивно работать; кроме того, команда регулярно выпускает обновления. Именно в Хантфлоу мы ведём базу кандидатов и формируем свой кадровый резерв.
Также с Хантфлоу синхронизирован мой рабочий календарь, я прямо из Хантфлоу могу назначить встречу с кандидатом или заказчиком. По итогам встречи я оставляю комментарий: это можно сделать в свободной форме или воспользоваться формой отчёта, которую тоже можно адаптировать под вакансию или под запросы нанимающего менеджера. Дальше передаю ссылку на Хантфлоу с кандидатами, которых я смотрела, нанимающему менеджеру.
Если нанимающие менеджеры активно используют Хантфлоу, они могут сами отслеживать все этапы работы по вакансии. Например, они получают уведомления на электронную почту о том, что кандидат перешёл на этап «резюме у заказчика».
Все касания с кандидатом оставляют цифровой след внутри Хантфлоу. Это очень удобно, когда мы хотим вернуться к кандидату спустя время: можно посмотреть, как он прошел этапы найма в прошлый раз.
Лично мне кажется, что интерфейс Хантфлоу можно сделать более удобным и понятным. Но функционал вполне достаточен для того, чтобы продуктивно работать; кроме того, команда регулярно выпускает обновления. Именно в Хантфлоу мы ведём базу кандидатов и формируем свой кадровый резерв.
Полина Наумова
HR people partner
Также в Хантфлоу можно формировать отчёты по различным метрикам: по скорости подбора по причинам отказов. О том, как мы используем эти функции, мы подробно рассказывали в отдельной статье.
Для электронного документооборота
Инструмент: система КЭДО VK HR Tech
Плюсы: Быстрое оформление и подписание всех документов, автоматическая загрузка их в 1С.
Минусы: не обнаружены
Плюсы: Быстрое оформление и подписание всех документов, автоматическая загрузка их в 1С.
Минусы: не обнаружены
Сейчас кандидат автоматически получает ссылку для того, чтобы он заполнил документы. До VK HR Tech я писала кандидату, что нужно подготовить определенные документы, отсканировать и выслать нам электронной почтой. Кадровый специалист скачивала все документы и вручную водила все данные в 1С. Сейчас у неё есть интеграция VK HR Tech с системой, где ведётся работа по кадровому документообороту: когда сотрудник подписывает документы и загружает нужные сканы, они автоматически подгружаются в 1С. Это выглядит как хорошая оптимизация: документы автоматически подгружаются, что снижает риск ошибки. Для меня как для рекрутёра особый плюс состоит в том, что я могу говорить кандидатам, что у нас максимально простой процесс оформления: не нужно выбирать документы. сканировать и идти на почту, чтобы направить их нам. С VK HR Tech можно легко и быстро подписать и трудовой договор, и приказы, и заявления.
Полина Наумова
HR people partner
Для оценки персонала
Недавно мы выбирали инструмент, чтобы провести перфоманс-ревью для сотрудников. Выбором мы остались недовольны, но получили ценный опыт. Поделимся им, не называя платформы.
Платформа для автоматизации: не называем
Плюсы:
Платформа для автоматизации: не называем
Плюсы:
•
цена ниже конкурентов на рынке;
•
есть персональные скидки;
•
настройка инструмента под индивидуальный запрос.
Минусы:
•
нарушена логика ревью;
•
много ручной работы при внедрении и настройке;
•
справочники, шаблоны и должности не связаны между собой;
•
низкое качество клиентского сервиса;
•
нет обучения для сотрудников.
Мы сформировали требования и протестировали их на выбранной платформе, на первый взгляд все показалось удобно. Поэтому мы купили доступ. На выбор повлияло и то, что цена была в разы ниже, чем у конкурентов на рынке, к тому же нам сделали скидку. По итогу это оказался «кот в мешке»: функционал, который мы получили, больше подходит для «оценки 360», чем для perfomance ревью, а это совсем разные процессы.
Для себя мы сделали вывод, что при выборе нужно учитывать, сколько платформа существует. Эта достаточно новая, а потому «сырая». По ощущениям, платформу тестировали на нас, при этом действительно выявили множество критичных багов. Но мы при этом заплатили деньги.
Также мы поняли, что при выборе нового инструмента нужно четко понимать процесс, который планируется перенести в него, то есть максимально подробно формулировать свои требования от платформы. Также важно закладывать на выбор инструмент достаточно времени.
Для себя мы сделали вывод, что при выборе нужно учитывать, сколько платформа существует. Эта достаточно новая, а потому «сырая». По ощущениям, платформу тестировали на нас, при этом действительно выявили множество критичных багов. Но мы при этом заплатили деньги.
Также мы поняли, что при выборе нового инструмента нужно четко понимать процесс, который планируется перенести в него, то есть максимально подробно формулировать свои требования от платформы. Также важно закладывать на выбор инструмент достаточно времени.
Полина Наумова
HR people partner
Комментарии к статье
Комментарии: 0