Что такое фидбэк и как его внедрить в компании

В 2024 году более трети работодателей жаловались на высокую текучку кадров. По итогам опроса, проведенного компанией Kept, в 40% компаний стало больше увольнений квалифицированных сотрудников, а в 36% — рабочего и обслуживающего персонала. Это результат общей нехватки трудовых ресурсов: вакансий много, и люди не боятся менять работу. Но высокая текучесть кадров дорого обходится бизнесу. Издержки возникают из-за трат на поиски, адаптацию и обучение новых сотрудников. Одно из эффективных средств снижения «индекса крутящихся дверей» — правильно выстроенная обратная связь, или фидбэк, то есть обмен информацией о качестве работы. В этой статье рассмотрим, каким бывает фидбэк, как внедрить его в компании и какие результаты можно получить.

Фидбэк: ключевые определения

В работе с кадрами фидбэк (простыми словами) — это постоянный обмен информацией между сотрудником и менеджером о производительности, поведении и развитии сотрудника. Он служит инструментом для оценки достижений, помогает выявить сильные и слабые стороны работника, а также определить его цели и планы развития. Эффективный HR-фидбэк помогает сотрудникам понимать ожидания руководства и улучшать свою работу, что в итоге повышает производительность всей компании.

Виды и цели фидбэка

Можно разделить фидбэк на категории по разным критериям. При этом у каждого вида своя цель и ситуации, в которых он используется.

• Позитивный (поощрительный) фидбэк. Означает признание достижений и усилий сотрудников, подчеркивает сильные стороны.

• Конструктивная критика указывает на области для совершенствования и развития, сохраняя при этом позитивный тон.

• Оценочный фидбэк носит субъективный характер и выражает мнение конкретного менеджера о работе сотрудника.

• Фактологический фидбэк, напротив, результат анализа объективных данных.

• Вербальный фидбэк можно дать посредством устной или письменной речи.

• Невербальный фидбэк предполагает использование языка тела или мимики для демонстрации оценки.

• Формальный фидбэк даётся регулярно и по заранее написанному сценарию. Пример — годовые оценки и 360-градусные оценки.

• Неформальный фидбэк дается спонтанно: например, беседы с прямым руководителем или мгновенная обратная связь по итогам выполненной задачи.

• 360-градусный feedback собирается от коллег, подчиненных и руководителей, обеспечивая всестороннюю оценку.

• Самооценка (самоанализ) как вид фидбэка предполагает рефлексию сотрудником собственной работы.

У международных корпораций есть свои традиции предоставления обратной связи. Google обращается с этой целью к регулярным анонимным опросам и периодическим встречам, на которых сотрудники получают фидбэк от менеджера и коллег о своих сильных сторонах, зонах роста и об ожиданиях руководства. Microsoft устраивает Feedback Week, ориентированные на сбор и предоставление обратной связи, во время которой сотрудники сосредоточены на открытом и честном общении. Netflix применяет принцип «Keep, Stop, Start». Это система, в которой участники дают друг другу конструктивные отзывы о том, что стоит продолжать, прекратить или начать делать.

Формы фидбэка

Способы подачи feedback также разнообразны.

• Устные беседы. Имеют неформальный характер и позволяют быстро обмениваться информацией в режиме реального времени. К недостаткам относятся субъективность и сложность для документирования.

• Письменные отчеты. Более структурированы, чем устная речь; в них фидбек зафиксирован и доступен для дальнейшего анализа. Однако письменные отчеты объемны и требуют времени на подготовку.

• Анкетирование. Собирает отзывы от большого числа респондентов. Подсвечивает общие тенденции; может быть в том числе и анонимным, для большей объективности. При этом анкетирование ограничено в глубине (простыми словами, чем сложнее и длиннее анкета, тем меньше шансов, что её заполнят), а потому его бывает сложно интерпретировать.

• Оценка производительности. Сосредоточена на конкретных показателях. Формализует процесс фидбэка и дает количественные данные о результатах работы. По итогам таких оценок часть принимают решение о грейде, окладе или даже переводе в другой отдел. Но именно поэтому (и потому, что в рамках оценки надо дать множество оценок разным коллегам) многие дают такой фидбэк формально.

• Системы обратной связи (онлайн-платформы) автоматизируют процесс сбора, отслеживания и анализа feedback. Они сокращают время на сбор отзывов и облегчают отслеживание прогресса. Минусы онлайн-платформ — это сложность в использовании и эффект «стены» между дающими и получающими отзывы. Плюсы — широкий охват участников и конфиденциальность.

Каждая форма фидбэка имеет сильные и слабые стороны, и выбор подходящего способа зависит от конкретных целей и обстоятельств. Комбинация форм обеспечивает всестороннюю обратную связь, а значит, более эффективна.

Преимущества эффективного фидбэка для бизнеса и HR

Выгода от грамотного фидбека очевидна для всех: и для сотрудников, и для бизнеса. Вот основные плюсы, которые приносит компании развитая культура обратной связи.

• Выше производительность труда сотрудников. Регулярная обратная связь позволяет работникам четко понимать сильные и слабые стороны, а также области для совершенствования.

• Выше качество работы. Объективная оценка проделанной работы дает сотрудникам понимание, где могут появиться ошибки.

• Укрепляет командную работу и корпоративную культуру. В компании появляется пространство для открытого и честного общения, где люди чувствуют себя комфортно, высказывая мнение и принимая критику.

• Повышает мотивацию и вовлеченность сотрудников. Когда работники знают, что их работа ценится и что вклад каждого важен, они мотивированы и вовлечены в работу, что снижает текучесть кадров.

• Ускоряет процесс обучения и развития персонала. Сформулировав обратную связь, HR-департамент может разработать персонализированные планы развития; планировать повышение или перевод работника.

• Улучшает общение внутри компании, создает открытые линии связи, позволяя сотрудникам свободно выражать идеи, задавать вопросы и получать ответы. Это формирует эффективную рабочую среду.

Благодаря фидбеку происходит повышение качества работы и мотивации, улучшение коммуникации и повышение лояльности сотрудников.

Эффективный фидбек: полное руководство

Пользу приносит только та обратная связь, которую дают в подходящей обстановке и с понятной целью. Простыми словами, эффективный фидбэк требует подготовки.

Как подготовиться к предоставлению фидбека

Подготовка позволит дать четкий, целенаправленный и полезный фидбек, который поможет получателю расти и совершенствоваться, а значит, даст максимальный эффект. Вот какие действия могут в неё входить.

1. Определите цели и задачи фидбека.

2. Выберите подходящее время и место для беседы, чтобы создать комфортную и конфиденциальную обстановку.

3. Подготовьте конкретные примеры поведения или результатов работы, на которых будет основан фидбек.

4. Выберите стиль общения, учитывающий характер и особенности получателя.

Теперь, когда всё готово, можно приступать к главному — выдаче обратной связи. Но помните, что «подача» тоже важна, и даже устный фидбек нужно сначала продумать. Собрали несколько правил, как выстроить обратную связь правильно.

Как правильно давать фидбек

• Начать лучше с позитивных моментов, чтобы создать доверительную атмосферу и показать, что работа сотрудника ценится и уважается.

• критические замечания формулируйте корректно. Это значит избегать оценочных суждений и не переходить на личности: обсуждать не человека, а его действия.

• Предложите конкретные рекомендации и шаги для улучшения. Получатель должен четко понять, что именно он может сделать для самосовершенствования.

• Завершить беседу следует на позитивной ноте, сказав «спасибо» за открытость и готовность развиваться.

Как правильно получать обратную связь

Чтобы извлечь из фидбека пользу, получатель тоже должен знать несколько важных правил.

• Важно быть открытым к критике и воспринимать ее как источник для роста и развития. Простыми словами, не нужно избегать фидбека или негативно реагировать на него.

• Получая обратную связь, внимательно слушать и задавать уточняющие вопросы, что поможет понять суть критики и избежать недопонимания;

• Важно не перебивать человека, дающего фидбек, и дать ему возможность выразить свою точку зрения.

• В конце беседы поблагодарить за обратную связь, даже если она содержала критику.

Инструменты и технологии для организации фидбека

Существует ряд инструментов и технологий, которые помогают компаниям собирать, анализировать и действовать на основе отзывов.

• Системы управления производительностью представляют собой комплексные платформы, которые отслеживают и оценивают производительность сотрудников. Включают функции обратной связи для руководителей и членов команды, для обмена отзывами и установления целей развития.

• Онлайн-платформы для обратной связи — это конфиденциальный и удобный способ, позволяющий проводить анонимные опросы, получать предложения и собирать отзывы от коллег, руководителей и клиентов.

• Анкеты и опросы — традиционные инструменты сбора фидбека. Анкеты могут использовать рейтинговые шкалы и открытые вопросы. Такая форма нужна для сбора данных в больших выборках респондентов.

• Комплексные системы оценки эффективности. Например, «Оценка 360», что значит «всесторонняя», позволяет сотрудникам получать отзывы от коллег, руководителей, подчиненных и клиентов. Performance review — более формальный метод, при котором руководитель оценивает производительность сотрудника.

Каждый инструмент и технология характеризуются преимуществами и недостатками, поэтому важно выбирать подходящий для конкретных потребностей организации. Комбинируя эти инструменты и технологии, компании смогут создать комплексную систему обратной связи, которая помогает идентифицировать области для улучшения, поощряет рост сотрудников и повышает организационную эффективность.

Саммари

1. Фидбек (feedback) в HR и бизнесе — это обмен информацией между сотрудниками и компанией для оценки работы, корректировки процессов и выявления зон роста. Простыми словами, «фидбэк» означает «обратная связь».

2. Фитбеки делятся на виды и формы, разнообразие которых обусловлено целью использования и иными обстоятельствами, характеризующими рабочий процесс. Всестороннюю обратную связь позволит обеспечит комбинация этих видов и форм.

3. Грамотный фидбек повышает производительность труда, повышает мотивацию, ускоряет процесс обучения и улучшает коммуникацию сотрудников, принося значительные преимущества организации и HR-департаменту.

4. Прежде чем дать или получить фитбеки, нужна тщательная подготовка. Самое важное — прояснить для каждой из сторон, как работать с обратной связью.

5. Компаниями используются различные инструменты и технологии для внедрения культуры обратной связи.