Digital onboarding: как автоматизировать адаптацию новых сотрудников

Онбординг — это адаптация сотрудника на новом месте работы или на новой должности внутри компании. Такой процесс помогает влиться в компанию, избежать простоев на старте, снизить стресс для сотрудника, наладить успешную коммуникацию. Но при большом потоке кандидатов онбординг становится рутинным для HR-отдела и перегружает его. Сложно уделять достаточно внимания новым сотрудникам, если их в компании десятки или сотни. Избежать проблем поможет внедрение цифрового онбординга. Рассказываем про преимущества такого решения и знакомим с системами и программами, которые помогут организовать его.

Преимущества digital onboarding

По данным, Harvard Business Review, 23% текучки кадров в первый год трудоустройства происходит из-за слабой программы адаптации для сотрудников. По опросу Авито Работы, 29% сотрудников увольняются до окончания испытательного срока, и каждый пятый из них— из-за того, что не смог адаптироваться в компании.

Онбординг новых сотрудников в формате digital — это способ улучшить ситуацию. Вот его основные плюсы.

• Экономия времени и ресурсов: автоматизация рутинных задач, сокращение времени на обработку документов и обучение. По данным SHRM, цифровой онбординг персонала может снизить затраты на адаптацию новых сотрудников в компании на 30-40%.
• Эффективность обучения растёт. На одной платформе собраны справочные и обучающие материалы, контакты сотрудников, и другая полезная информация. Всё это структурировано и доступно в любое время. Поэтому сотрудник может сам управлять своим онбордингом, не завися от HR.

По данным прошлогоднего опроса Работа.ру, около трети россиян предпочитают удаленный формат работы и примерно столько же — гибридный, если профессия это позволяет. Цифровой онбординг доступен сотрудникам удаленно, это повышает лояльность нового персонала.
• Текучести кадров падает. Все задачи и обязанности сотрудника четко регламентированы и закреплены письменно.
• Бренд работодателя укрепляется. Современные и технологичные процессы улучшают репутацию компании в глазах сотрудников и соискателей.

Внимательное отношение к персоналу повышает его лояльность и мотивацию на рабочем месте; делает компанию более привлекательным работодателем.

• Доступен мониторинг эффективности программы onboarding. Работодатель может не только обучать, но и видеть прогресс сотрудника, а также проблемные места.

Ключевые инструменты и технологии digital onboarding

Для организации онбординга сотрудников используются разные типы цифровых сервисов. Рассмотрим самые востребованные из них.

Системы управления обучением — Learning Management Systems

Платформы для онлайн-обучения, которые позволяют организовать весь процесс в рамках одного ПО — от разработки обучающих материалов до самого обучения и оценки его качества. Можно использовать различные форматы материалов: видео, текстовые статьи, мастер-классы, тренажеры, чек-листы, тестирование, проверять знания и давать обратную связь. Функционал также обычно включает чаты и мессенджеры.

Популярные LMS:

• Connectable
• iSpring Learn
• Mirapolis
• Эквио

Платформы для коммуникации: мессенджеры, тимсы, доски

Включают любые решения, которые позволяют наладить удобное онлайн-общение в разных форматах внутри компании и совместную работу над файлами и проектами. От подобных продуктов для частных пользователей отличаются повышенными стандартами безопасности, возможностью интеграции с другими сервисами в компании, например CRM-системами, гибкими настройками доступа, ориентацией на рабочие процессы, например, за счет встроенного календаря или менеджера задач.

Лучшие корпоративные платформы для коммуникации:

• Битрикс24
• Compass
• Яндекс Мессенджер
• Amo

Системы управления документами: сетевые диски, базы знаний

Виртуальные пространства для удобного хранения корпоративных данных, которые могут потребоваться сотрудникам в работе — данных о компании, инструкций и обучающих материалов, юридической информации, документов для обслуживания клиентов и т.д.

Доступ к информации гибко настраивается, и новому сотруднику можно открыть только те документы, которые нужны ему сейчас. А потом при необходимости, например, после испытательного срока или смены должности в любое время легко изменить уровень доступа.

Решения для корпоративных баз знаний:

• Teamly
• Yandex Wiki
• iSpring Learn
• Яндекс.Диск и аналоги.

Инструменты для видеоконференций

Используются как для небольших созвонов один на один с новым сотрудником или внутри отдела, так и для общих совещаний для нескольких сотен человек. Мы живём в эпоху многозадачных сервисов, поэтому сегодня такие программы поддерживают не только видеозвонки, но также чаты, обмен файлами, реакции и комментарии.

Полезные инструменты для корпоративных видеоконференций:

• TrueConf
• Яндекс Телемост
• Контур.Толк
• Митлаб

Этапы внедрения digital onboarding

Теперь, когда мы рассказали о плюсах цифрового онбординга и удобных инструментах для него, самое время перейти к практической части. Вот основные этапы, которые необходимо учесть в «дорожной карте» по внедрению онбординга. Порядок важен: не стоит переходить к следующему этапу, пока не завершен предыдущий.

1. Анализ текущего процесса onboarding, выявление узких мест и областей для автоматизации.

Необходимо понять, где в процессе онбординга все более-менее хорошо, а на каких этапах адаптации сотрудников возникают сложности — например, новички не могут разобраться в своих обязанностях или не получают достаточную теоретическую базу.

2. Выбор подходящих инструментов:системы управления обучением (LMS), платформы для коммуникации, цифровые документы и формы.

Когда понятно, какие именно области процесса онбординга нуждаются в автоматизации в первую очередь, можно переходить к подбору программного обеспечения, которое будет наилучшим образом решать эти задачи. При выборе следует ориентироваться на соответствие функционала потребностям компании, удобство интерфейса, простоту внедрения и окупаемость программного решения.

3. Разработка контента: создание цифровых материалов для обучения, знакомства с компанией и корпоративной культурой.

Цифровые материалы должны включать сведения о компании, должностных обязанностях сотрудника и необходимые справочные теоретические знания. В сборе и обработке информации должны принимать участие сотрудники профильных отделов и HR-специалисты. Информацию важно подавать наглядным, интересным и удобным образом и простыми словами, не ограничиваться перегруженными терминологией длинными текстами, а включать и другие форматы контента.

4. Внедрение и тестирование системы, сбор обратной связи.

В больших компаниях целесообразно переходить на цифровой онбординг для новых сотрудников постепенно, автоматизируя процесс поэтапно, вначале тестируя его на пилотной группе и собирая обратную связь. Так переход пройдет спокойнее для HR-отдела и нового персонала, будет проще оптимизировать его для компании.

5. Мониторинг эффективности системы и оптимизация ее работы.

Недостаточно единожды внедрить инструменты цифрового онбординга для сотрудников — важно также отслеживать, как они работают, и при необходимости вносить изменения, например, менять структуру процесса адаптации, изменять содержание обучающих материалов.

Возможные трудности и способы их преодоления

Даже при тщательном анализе и следовании дорожной карте вы, вероятно, столкнетесь с «трудностями перехода» при внедрении онбординга. Их сложно избежать, но возможно снизить ущерб. Список для тех, кто хочет быть предупрежденным — а значит, вооруженным.

Сопротивление сотрудников переменам

Внедрение любых новых технологий в компаниях неизбежно встречает сопротивление — кто-то считает, что все и так хорошо работало, кому-то просто не хочется переучиваться.

Тут важно четко донести до сотрудников преимущества новых процедур, организовать обучение и по возможности сделать переход мягким, постепенным, учитывающим уже выстроенные в компании процессы и не меняющим их полностью в одночасье.

Потребность в новых инвестициях

Любая цифровизация требует вложений: в оборудование, программное обеспечение или даже расширение штата. При грамотном подходе эти вложения окупаются за счет снижения текучки кадров, уменьшения нагрузки на HR-отдел и более эффективной работы новых сотрудников. Но также важно подбирать экономически обоснованные цифровые решения.

Цифровизация онбординга в компании также означает, что у всех новых сотрудников на рабочем месте должен быть доступ к соответствующему ПО и достаточные технические навыки, чтобы в нем разобраться. Для этого важно убедиться, что у выбранных программ действительно простой и понятный интерфейс. Может потребоваться обеспечить сотрудников компьютерами на время обучения или выбрать ПО, доступное с мобильных устройств.

Устаревание цифровых материалов

Материалы в базе знаний надо обновлять в соответствии с изменениями в структуре и работе компании, в законодательстве и отраслевых нормах и т.д.

Чтобы этот процесс не выпадал из поля зрения профильных отделов, необходимо назначить ответственных лиц, обозначить частоту проверки актуальности материалов и критерии оценки необходимости их обновления.

Также стоит обращать внимание на обратную связь пользователей — дополнять базу знаний ответами на частые вопросы, убирать ненужный невостребованный материал, совершенствовать подачу материала и структуру.

Формальный подход сотрудников к процессу

Цифровые инструменты, конечно, упрощают информирование персонала обо всем том, что ему надо знать на новом рабочем месте. Но онбординг сотрудников не должен становиться односторонним.

Важно также обеспечить удобную возможность обратной связи — чтобы каждый новичок в организации мог задавать вопросы, рассказывать, чему именно хочет научиться и с какими сотрудниками проконсультироваться, обеспечить взаимодействие с коллективом.

Саммари

• Цифровой онбординг —это процесс адаптации нового сотрудника в компании с помощью цифровых инструментов. Они позволяют стандартизировать и упростить процесс, снять рутинную нагрузку с HR, сделать обучение более эффективным для нового сотрудника.
• Для цифрового онбординга полезны системы управления обучением (LMS), корпоративные базы знаний, мессенджеры, сервисы видеоконференций и другие инструменты для коммуникации.
• Подбирая решения для цифрового онбординга, важно учитывать актуальные потребности компании, выбирать ПО с понятным интерфейсом и выгодными для компании тарифами.
• Внедряя цифровые технологии онбординга, важно донести до сотрудников их ценность и полезность, обеспечить качественное обучение и постепенное поэтапное внедрение.