Форматно-логический контроль. Зачем он нужен бизнесу и как его систематизировать
21 июля 2024
Данные правят бизнесом: направляют стратегии, формируют решения и определяют успех. С ростом их объемов компании все чаще сталкиваются с проблемой качества.
В этом случае потери могут быть существенные — от испорченной репутации до финансовых убытков.
Рассказываем, как внедрить дополнительные проверки, которые помогут избежать ошибок, и про главный метод, который используется в таких ситуациях: форматно-логический контроль.
В этом случае потери могут быть существенные — от испорченной репутации до финансовых убытков.
Рассказываем, как внедрить дополнительные проверки, которые помогут избежать ошибок, и про главный метод, который используется в таких ситуациях: форматно-логический контроль.
Всего одно определение
Форматно-логический контроль (ФЛК) — процесс проверки данных на соответствие заданным параметрам и логическим правилам: выявление и исправление ошибок, таких как неправильные форматы, дубликаты, пропущенные значения или несоответствия.
Его основная цель — обеспечить высокое качество и корректность информации. Для компаний, которые делают ставку на качество, внедрение ФЛК будет конкурентным преимуществом.
Его основная цель — обеспечить высокое качество и корректность информации. Для компаний, которые делают ставку на качество, внедрение ФЛК будет конкурентным преимуществом.
Плюсы форматно-логического контроля
Повышение качества данных
Очевидный факт: ошибки могут стать значительными финансовыми потерями для бизнеса. В 2013 году крупная розничная сеть Walmart потеряла почти 3 миллиарда долларов из-за ошибок в инвентаризации. Информация о запасах на складе была некорректной, что привело к отсутствию товаров на полках и дальнейшим потерям в продажах.
Оптимизация
Форматно-логический контроль играет ключевую роль в управлении рабочими процессами. Когда данные соответствуют заданным форматам, многие задачи можно автоматизировать. А это значительно ускоряет работу.
Например, логистическая компания DHL внедрила систему контроля данных, позволившее сократить время обработки заказов и повысить точность доставки. Здесь для бизнеса можно выделить два плюса:
Например, логистическая компания DHL внедрила систему контроля данных, позволившее сократить время обработки заказов и повысить точность доставки. Здесь для бизнеса можно выделить два плюса:
- Улучшение обслуживания пользователей.
- Снижение операционных затрат.
Лояльность аудитории
При взаимодействии с продуктом или услугой клиенты и партнеры подсознательно ожидают точности и надежности во всем. Поэтому доверие — ключевой пункт при выстраивании бизнес-отношений. Представьте, пользователь получает неверную информацию о состоянии своего заказа или сталкивается с ошибочным расчетом стоимости услуг. Такие ситуации — минус для вас и плюс для ваших конкурентов.
Пример подобной истории: в 2018 году «Аэрофлот» столкнулся с проблемами в системе бронирования билетов. Неверные расчеты тарифов и количества мест приводили к конфликтам с пассажирами и финансовым потерям. В свою очередь, ФЛК помогает не только избежать таких ситуаций, но и сохранить репутацию компании.
Пример подобной истории: в 2018 году «Аэрофлот» столкнулся с проблемами в системе бронирования билетов. Неверные расчеты тарифов и количества мест приводили к конфликтам с пассажирами и финансовым потерям. В свою очередь, ФЛК помогает не только избежать таких ситуаций, но и сохранить репутацию компании.
Что «проверяет» форматно-логический контроль
Если говорить совсем просто, то различные документы оцениваются на соответствие установленным форматам и правилам. Это также включает проверку общего оформления и логики.
Рассмотрим более детально.
Кейс 1. Фискальный чек
На что смотрим:
Пояснение:
Если чек не прошел контроль из-за обнаруженной ошибки, то это может привести к проблемам с налоговыми органами. Такие документы помещаются в специальное хранилище, или по-другому называемый «карантин».
- Формат данных — дата и время покупки, наименование товаров, их количество, цена, общая сумма, налоговая информация.
- Логика документа — корректное применение налоговых ставок, сумма всех позиций должна совпадать с итоговой.
Пояснение:
Если чек не прошел контроль из-за обнаруженной ошибки, то это может привести к проблемам с налоговыми органами. Такие документы помещаются в специальное хранилище, или по-другому называемый «карантин».
Кейс 2. Счет-фактура
На что смотрим:
Пояснение:
Если в счете-фактуре указаны неверные реквизиты или суммы, это может привести к отказу в принятии документа Федеральной налоговой службой (ФНС) или контрагентами.
- Формат данных — правильность заполнения ИНН, КПП, номера счета-фактуры, даты.
- Логика документа — сумма по каждой позиции должна соответствовать указанной цене и количеству, итоговая сумма должна включать все позиции и налоги.
Пояснение:
Если в счете-фактуре указаны неверные реквизиты или суммы, это может привести к отказу в принятии документа Федеральной налоговой службой (ФНС) или контрагентами.
Кейс 3. Договор об оказании услуг
На что смотрим:
Пояснение:
Несостыковки в договоре могут привести к юридическим спорам и финансовым потерям для компании.
По таблице и примерам выше можно увидеть, что ФЛК не только выявляет ошибки, но и предотвращает налоговые штрафы, утечки конфиденциальной информации и финансовые потери. Сложно отрицать, что для средних и крупных компаний — это несомненный плюс.
- Формат данных — указание реквизитов сторон (названия компаний, ИНН, адреса), номер договора, дата заключения.
- Логика документа — все условия договора должны быть четко сформулированы и не противоречить друг другу, сумма договора должна совпадать с той, что указана в приложениях или спецификациях.
Пояснение:
Несостыковки в договоре могут привести к юридическим спорам и финансовым потерям для компании.
По таблице и примерам выше можно увидеть, что ФЛК не только выявляет ошибки, но и предотвращает налоговые штрафы, утечки конфиденциальной информации и финансовые потери. Сложно отрицать, что для средних и крупных компаний — это несомненный плюс.
Как систематизировать форматно-логический контроль
Выбор инструментов и технологий
Современные решения предлагают широкий спектр возможностей для проверки данных на наличие недочетов, повторов и на общее соответствие формату.
Программные решения, такие как «1С», «Контур.Диадок» и «Такском», обеспечивают высокую степень автоматизации и интеграции с другими системами, что снижает влияние человеческого фактора, ускоряет и упрощает процессы проверки. Например, в «1С» можно интегрировать контроль данных прямо в бизнес-процессы, что обеспечивает их постоянную проверку на корректность.
Программные решения, такие как «1С», «Контур.Диадок» и «Такском», обеспечивают высокую степень автоматизации и интеграции с другими системами, что снижает влияние человеческого фактора, ускоряет и упрощает процессы проверки. Например, в «1С» можно интегрировать контроль данных прямо в бизнес-процессы, что обеспечивает их постоянную проверку на корректность.
Интеграция контроля на всех этапах
Для эффективной работы ФЛК должен быть внедрен на всех уровнях компании: начиная с базовых операций и заканчивая стратегическим управлением.
В X5 Retail Group контроль информации о товарах начинается с момента поступления их на склад и продолжается до момента самой покупки. Это позволяет минимизировать ошибки и потери на всех этапах логистики и продаж.
В X5 Retail Group контроль информации о товарах начинается с момента поступления их на склад и продолжается до момента самой покупки. Это позволяет минимизировать ошибки и потери на всех этапах логистики и продаж.
Учили, учили и научили
Действительно, обучение сотрудников играет ключевую роль в успешном внедрении форматно-логического контроля. В России во многих крупных компаниях существуют подобные практики, так как регулярные тренинги и семинары помогают понять важность точных данных и работать с инструментами контроля. Так, культура «внимательности» часто становится неотъемлемой частью корпоративной.
Автоматизация процессов
Подобных технологий сейчас, которые помогают значительно сократить время и ресурсы, затрачиваемые на проверку, — на любой вкус, цвет и кошелек.
Самая известная — ABBYY FlexiCapture. Эта система на основе машинного обучения может автоматически выявлять и исправлять ошибки, анализировать большие объемы информации и находить аномалии.
Самая известная — ABBYY FlexiCapture. Эта система на основе машинного обучения может автоматически выявлять и исправлять ошибки, анализировать большие объемы информации и находить аномалии.
Вместо вывода: почему цифровому бизнесу нужна проверка данных
В условиях, где надо быстро «переобуваться» с учетом новых вводных, компании в digital и IT-сферах все больше зависят от качества данных. Это необходимо для принятия стратегических решений и улучшения взаимодействия с клиентами и партнерами.
С одной стороны, в том же маркетинге для управления рекламными кампаниями, таргетинга на конкретную аудиторию и анализа результатов. Показатели ROI растут, затраты снижаются — владельцы счастливы. С другой — ошибки могут привести к значительным потерям, будь то неправильные стратегии, погрешности в расчетах или недостоверная аналитика. Особенно важно это в fintech и e-commerce, где соответствие стандартам и регулятивным требованиям является обязательным.
Поэтому форматно-логический контроль играет одну из первостепенных ролей, особенно когда точность и целостность информации имеют критическое значение. Следуя лучшим практикам и рекомендациям, компании могут существенно минимизировать риски и повысить эффективность и надежность бизнес-процессов.
С одной стороны, в том же маркетинге для управления рекламными кампаниями, таргетинга на конкретную аудиторию и анализа результатов. Показатели ROI растут, затраты снижаются — владельцы счастливы. С другой — ошибки могут привести к значительным потерям, будь то неправильные стратегии, погрешности в расчетах или недостоверная аналитика. Особенно важно это в fintech и e-commerce, где соответствие стандартам и регулятивным требованиям является обязательным.
Поэтому форматно-логический контроль играет одну из первостепенных ролей, особенно когда точность и целостность информации имеют критическое значение. Следуя лучшим практикам и рекомендациям, компании могут существенно минимизировать риски и повысить эффективность и надежность бизнес-процессов.
Саммари
- Форматно-логический контроль (ФЛК) — проверка данных на логические требования и соответствие установленным форматам.
- Он необходим бизнесу для обеспечения точности информации, оптимизации процессов и поддержания репутации компании.
- Использование современных инструментов, таких как «1С» и «Контур.Диадок», помогает эффективного контролировать данные.
Комментарии к статье
Комментарии: 0