Система оценки деятельности HR-службы оправдывает все затраты, связанные с внедрением ключевых HR-метрик, — убеждены западные эксперты. Оценочная процедура помогает выявить и исправить недостатки управления персоналом, а также вовремя понять, когда пора расширить штат HR-департамента или внедрить автоматизацию.

Чтобы оставаться конкурентоспособными и развиваться, топ-менеджеры компаний постоянно отслеживают метрики и статистику. Это помогает видеть динамику, а также сравнивать себя с другими игроками рынка. HR-метрики — это один из значимых показателей положения дел в компании, ведь они описывают очень важный ресурс — человеческий. Цифры также помогают сформировать у руководства реалистичные ожидания от работы HR-подразделений, этот тот самый data driven подход, который становится стандартом для бизнеса.

Чем больше метрик HR-аналитики отслеживается, тем точнее прогнозы. Поэтому запрос на HR-аналитику в последнее время растёт. Команды по работе с персоналом учатся разговаривать с бизнесом на языке цифр, и среди HR-специалистов все чаще возникают дискуссии об «оцифровке» их работы. Какие метрики следует применять? Как оценить эффективность отдела кадров и процесс найма в организации? Единой системы пока не найдено, но существует более десятка метрик, которые используются в разных компаниях. В этой статье мы собрали 12 ключевых метрик для успешной команды подбора персонала: обобщили опыт других компании и пропустили его через призму собственной работы с кадрами.

HR-метрики основные. Помогают мониторить ситуацию с кадрами в компании, чтобы принимать взвешенные решения о выстраивании работы HR-отдела.

Формула — стандартный расчет средней величины:

Х = (Х1 +Х2+Х3…+Хn) /С,

Х — средний возраст работников организации;

Х1, Х2, Х3… Хn — возраст каждого работника;

С — количество работников в организации.

Эти основные метрики позволяют HR-специалистам понять динамику состава персонала и принимать более эффективные решения по управлению командой. Знание о том, кого в компании больше — молодых, зрелых или пожилых, женщин или мужчин — позволяет выстраивать более сбалансированные команды, адаптировать HR-стратегии под нужды разных групп сотрудников и снижать риски конфликтов на рабочем месте. Например, стратегии поощрения и мотивации для людей в начале карьеры отличаются от тех, которые можно использовать для состоявшихся профессионалов.

Анализ этих данных помогает создать инклюзивную и доброжелательную атмосферу в организации, а работу каждого сотрудника сделать более эффективной.

Формула:

Х = (Х1 +Х2+Х3…+Хn) /С,

Х — средний стаж сотрудников организации;

Х1, Х2, Х3… Хn — стаж каждого сотрудников;

С — количество сотрудников в организации.

Эта метрика позволяет оценить, насколько компания привлекательна для работников и насколько эффективны её программы мотивации и удержания кадров. Высокий средний стаж обычно свидетельствует о стабильности внутри компании, а также говорит о благоприятной рабочей атмосфере. Если средний стаж сотрудников невелик, это может указывать на большую текучесть кадров и недостаточную привлекательность работодателя. А значит, надо пересмотреть систему вознаграждений и льгот, оценить уровень зарплат в сравнении с рынком и проанализировать систему грейдирования. Мониторинг и анализ данной метрики помогает HR-отделу принимать меры по удержанию ценных сотрудников и улучшению условий труда.

Формула:

Т=(Ку:С)*100 (%),

Ку — количество уволенных работников за период;

С- среднесписочная численность штатных работников.

Эта метрика отражает долю сотрудников, покинувших организацию в течение определенного периода, независимо от причин ухода. Высокая текучесть может говорить о проблемах в компании, таких как неудовлетворенность работников коллективом, низкий уровень мотивации или некачественный отбор персонала. Изучение этой метрики позволяет HR-специалистам принимать меры по удержанию ключевых сотрудников, улучшению рабочих условий и сокращению текучести. Мониторинг текучести персонала помогает компании сохранить стабильность в коллективе и высокую продуктивность работы.

Дашборд этой HR метрики мы настроили в начале года и сейчас тестируем. Для сбора данных используем электронные таблицы. Заполняем вручную: фиксируем тех, кто увольняется, а также причины, хотя они и не относятся к метрике напрямую. К таблице подключен инструмент для аналитики Power BI, он автоматически забирает из неё данные и считает текучесть, ежемесячно и поквартально, а также по юнитам и отделам. Мы эти данные анализируем: например, сравниваем с прошлым годом, с этим же месяцем или с этим кварталом. Если есть отклонения — допустим, текучесть стала больше — то это повод задуматься, проанализировать причины ухода людей и соответственно принять меры. Динамику мы оцениваем раз в квартал.

Полина Наумова

HR people partner

Эти HR-метрики бренда, компании, организации характеризуют работу подразделения по подбору персонала с организационной точки зрения. Можно сказать, что это ключевые метрики для «оцифровки» работы отдела.

Формула:

Метрика отражает время, прошедшее между моментом появления заявки на подбор и фактом найма нового сотрудника на открытую позицию. Для расчёта нужно подсчитать количество рабочих дней от размещения вакансии до выхода нового сотрудника на работу.

Это HR-метрики эффективности процесса подбора персонала с точки зрения затраченных временных ресурсов. Но очень важно не отделять их от качественных показателей. Ведь цель отдела по подбору персонала — не просто закрывать вакансии, а находить мотивированных кандидатов с релевантным опытом работы.

Для ведения всех вакансий мы используем Хантфлоу — CRM-систему, или, как сейчас говорят, HRM-систему. Она автоматизирует процесс подбора. Если правильно использовать этот инструмент, там верно считается аналитика, в том числе срок найма. Подчеркиваю, что для корректной аналитики важно правильно вести Хантфлоу. Сейчас мы вовремя заводим заявки, вовремя переносим людей из этапа в этап, вовремя закрываем вакансии по заявкам. Поэтому срок ведения работы над вакансией считается верно.

Полина Наумова

HR people partner

Формула:

Кв = Кз / Кв,

Кв — количество закрываемых вакансий;

Кз — количество заявок на открытие вакансий, поступивших в HR-отдел;

Кв — количество выходов новых сотрудников на работу.

Этот показатель, как и предыдущий, помогает оценить эффективность процесса подбора персонала. Постоянное изучение и анализ этой метрики позволяет выявить проблемные зоны в процессе найма и принять меры по их улучшению. Но в рекрутинге этот показатель может меняться от месяца к месяцу по разным причинам, поэтому в работе с метрикой есть свои особенности:

• При анализе данных о закрытых вакансиях рекомендуется сравнивать не показатели, которые взяты за разные месяцы одного года — например, январь и июнь — а данные за идентичные периоды в различных годах, например, январь текущего и предыдущего года.

• Стоит также учитывать сферу деятельности, грейд потенциального сотрудника, а также регион поиска.

Сроки поиска и подбора персонала для различных вакансий могут существенно различаться. Например, поиск офис-менеджера и ведущего инженера-программиста занимают разное время. Поэтому метрики работы HR-отдела важно оценивать комплексно.

Мы считаем эту метрику вручную. У нас есть данные по количеству заявок, которые в месяц поступают; есть количество закрытых позиций, т. е. выходов новых сотрудников на работу. Мы рассчитываем их соотношение — вот что такое HR-метрики закрываемости в нашей компании. Считаем, что 2−3 выхода в месяц — приемлемый результат, потому что у нас в работе обычно 3−5 позиций в месяц. Получается, соотношение — 70−80%.

Полина Наумова

HR people partner

Есть несколько подходов к расчёту этой метрики.

Формула 1:

Кп = Ккс / Кко

Кп — качество подбора;

Ккс — количество принятых на работу кандидатов, признанных соответствующими вакансии;

Кко — общее количество принятых на работу кандидатов.

При таком подходе возникает вопрос, как оценивать кандидатов на соответствие вакансии. Для этого в компании должна быть выстроена система аттестаций и грейдов. Также нужно понимать, что кое-какие HR метрики можно рассчитать только спустя продолжительное время после приема нового сотрудника.

Формула 2:

Кп = Кку / Кко

Кп — качество подбора;

Кку — количество принятых на работу кандидатов, уволенных в течение испытательного срока по решению компании;

Кко — общее количество сотрудников на испытательном сроке в отчетный период.

Используя эту формулу, оценки эффективности подбора можно получить быстрее и без использования дополнительных данных.

Все эти HR-метрики позволяют оценить, насколько эффективно происходит набор персонала и насколько подходящие кандидаты присоединяются к компании.

Мы в этой метрике рассматриваем обратную связь от нанимающих менеджеров. Она помогает понять, что сейчас в подборе хорошо, на что стоит обратить внимание и что улучшить: например, коммуникацию или используемые инструменты. Так, сейчас мы разрабатываем гайд для руководителей по работе с Хантфлоу, потому что разные специалисты ведут её по-разному. Метрика «Качество подбора» — оценка рекрутмента, чтобы видеть качество работы в динамике и улучшать процесс подбора, чтобы все участники процесса чувствовали себя комфортно. В будущем мы могли бы это автоматизировать, но пока у нас небольшой штат, в этом нет необходимости. Пока мы планируем измерять качество подбора с помощью опросников. Есть планы собирать обратную связь и от кандидатов, ведь они такие же полноправные участники процесса.

Полина Наумова

HR people partner

Формула:

Эр= (Ку / Кк)*100%

Эр — эффективность рекрутинга;

Ку — количество соискателей, перешедших на следующий этап отбора;

Кк — общее количество кандидатов, проходивших отбор.

Эта HR-метрика и её аналитика позволяют оценить, сколько кандидатов успешно переходят от одного этапа к другому, определяя проблемные звенья в процессе подбора, выявить узкие места в этапах найма и оптимизировать процесс.

В Uplab эта метрика также считается автоматически в Хантфлоу. На мой субъективный взгляд, её нужно отслеживать, когда по вакансии есть какие-то проблемы. Я веду все вакансии в компании и примерно понимаю, сколько на какую нужно времени. А ещё примерно понимаю приемлемые сроки закрытия вакансий разного профиля и разных грейдов. Это зависит от профиля, от рынка и от грейда. Если обычно такая вакансия закрывается за 20 дней, а сейчас она у меня «пробуксовывает», закрывается сложнее, то мне нужно посмотреть воронку и понять, какие есть «узкие горлышки». Возможно, эту метрику стоило бы смотреть на регулярной основе, чтобы предупреждать проблемы, и мы, вероятно, внедрим такой подход, когда отдел по работе с персоналом будет расти.

Единого стандарта, как быстро должна закрываться вакансия, нет: в разных компаниях это происходит по-разному. Потому что отличаются условия, численность и стеки. Например, мы в Uplab ориентируемся на срок 30 дней для условного мидл-грейда. Вакансии уровня «джун» закрываются быстрее, а «сеньора» можно искать и более 30 дней.

Полина Наумова

HR people partner

Формула:

ППи = ИСП / (ИСП + ИСН) * 100

ППи — процент прохождения испытательного срока;

ИСП — окончившие испытательный срок положительно (3 месяца);

ИСН — окончившие испытательный срок негативно (уволены в течении ИС).

Эта метрика рассчитывается именно как число сотрудников, уволенных на испытательном сроке по разным причинам, деленное на число всех сотрудников на испытательном сроке за этот период. Но не на общее число, иначе динамика не будет показательной. Метрика «Процент прохождения испытательного срока» говорит о разных сторонах работы компании: качестве подбора, вовлеченности наставников, организации адаптационного периода.

Формула:

ППа = Кку / КК *100%

ППа — процент прохождения расширенной адаптации;

Кку — количество сотрудников, уволенных в период 9 месяцев с начала работы;

КК — общее количество сотрудников, проходящих период адаптации.

Метрика «Процент прохождения расширенной адаптации» говорит о том, как выстроена система адаптации персонала в коллективе. Если процент успешного прохождения адаптации снижается, стоит начать поиск проблем: например, запустить опрос среди сотрудников или изменить модель наставничества.

В течение испытательного периода с новым сотрудником работает наставник, помогает ему. Все понимают, что человек на испытательном периоде. Но дальше тоже нужна поддержка и помощь. Если люди часто уходят сразу по завершению испытательного срока, то это повод задуматься. Например, провести обучение наставника или руководителя; поговорить с ними о том, что их помощь и внимание всё ещё нужны новому сотруднику.

По трудовому кодексу, испытательный период — максимум три месяца. Но мы понимаем, что адаптация — и социальная, и профессиональная — на самом деле занимает больше времени. Мы в Uplab для себя определили срок окончательной адаптации в 9 месяцев и назвали это «расширенная адаптация». К девяти месяцам работы человек выходит уже на полную эффективность, а первое время после испытательного срока он только погружается в процессы, знакомится с коллективом и ещё не работает полную свою производительность. Поэтому мы и выбрали именно эту точку в качестве контрольной.

Мы также отслеживаем этот показатель, чтобы понимать, есть ли у нас отток людей в этом периоде, то есть на сроке между тремя и девятью месяцами работы.

Полина Наумова

HR people partner

Эти HR-метрики — примеры оценки работы отдела по персоналу в экономическом ключе. Они помогают определить, в какую сумму обходится компании закрытие каждой из вакансий.

Формула:

КПО = Ккпо / Кк * 100%

КПО — коэффициент принятия офферов;

Ккпо — количество кандидатов, принявших оффер;

Кк — общее количество кандидатов.

Показатель позволяет оценить, насколько кандидаты заинтересованы в предложенных им вакансиях и компании в целом. Анализ этой HR-метрики указывает, какие офферы компании соответствуют рынку труда и требованиям, выдвигаемым к кандидатам.

Мы считаем эту метрику как соотношение количества принятых офферов к сделанным. Расчёт происходит вручную: данные заносятся в таблицу Excel и рассчитываются по формуле. Коэффициент принятия офферов помогает оценить, насколько наш оффер «продаваемый», то есть потенциально привлекательный для кандидатов. Отслеживание этой метрики подтолкнуло нас изменить шаблона оффера, чтобы сделать его внешне более цепляющим. Также мы разработали и внедрили процесс презентации оффера, чтобы выглядеть выигрышно на фоне компаний-конкурентов, за счет культуры прозрачности и открытой коммуникации.

Полина Наумова

HR people partner

Формула:

Сп = (Рве + Рву) / Кн

Сп — стоимость подбора;

Рве — внешние расходы;

Рвн — внутренние расходы;

Кк — количество нанятых сотрудников.

Для расчёта понадобятся данные о расходах на размещение вакансий, рекламу, агентские услуги, процесс собеседований, оценку кандидатов, а также административные расходы. Метрика «Стоимость найма» рассчитывается как общая сумма всех затрат на найм, деленная на количество принятых сотрудников за определенный период. Высокие затраты на найм могут говорить о проблемах в процессе подбора персонала или о необходимости оптимизации бюджета HR-отдела.

​Формула:

Ск = Пк + Ок + Ак

Ск — стоимость ушедшего на испытательном сроке кандидата;

Пк — затраты на привлечение кандидата;

Ок — затраты на обучение кандидата;
затраты на адаптацию кандидата.

Расчет этой метрики HR аналитики основан на сумме потраченных ресурсов на привлечение, обучение и интеграцию сотрудника, который покинул компанию на стадии испытательного срока. Учитываются как прямые (зарплата, рекрутинг), так и косвенные издержки (время менеджеров, переговоры, оформление документов). Анализ стоимости ушедших кандидатов помогает выявить проблемы в процессе подбора и адаптации новых сотрудников, что позволяет оптимизировать стратегию привлечения персонала и сократить уровень текучести кадров.

Чтобы каждый процесс работал эффективно, нужны определенные метрики, которые позволят эту эффективность отслеживать и работать с ней. HR метрики — это то, что помогает оценить процессы в отделе по подбору персонала и понять, как их можно улучшить.

Срок подбора — это архиважно: если подбор ведется долго, значит, штат HR-отдела компании не собран до конца, не укомплектован и работает неэффективно; нагрузка падает на других людей, и они тоже устают и выгорают. Срок подбора должен считаться.

Конверсия из этапа в этап нужна тоже, чтобы в процессе подбора находить наши зоны роста и работать над ними. Это могут быть условия, качество проведения интервью со стороны заказчика или эйчара, либо несоответствие профиля рынку.

HR-метрики подбора персонала, процента прохождения испытательного срока и расширенной адаптации также очень важны, потому что на подбор подбор мы тратим деньги и время компании, поэтому нужно, чтобы подбор был эффективным. Эти HR-метрики ключевые.

Поэтому эти метрики мы регулярно отслеживаем и используем все возможности Хантфлоу, нашей HRM-системы, чтобы это было автоматизировано. Мы всё ещё вводим работу с метриками: добавляем новые, автоматизируем, оптимизируем.

Главная цель — извлечь из данных максимум пользы и при этом не свести всю работу подразделения к красивым отчётам.

Главным для нас по-прежнему остаётся качество нашей работы, но мы стремимся, чтобы оно было измеримо и имело эффективные критерии оценки.

Полина Наумова

HR people partner