Интранет-портал: для чего компании создают свои виртуальные пространства

Превратить работников в команду — задача не из простых, особенно если многие сотрудники работают удалённо. Но и с ней можно справиться, и один из рабочих способов — создать уютное виртуальное пространство для работы и общения. Всё больше компаний пользуется этим способом, а закрытые интернет-пространства получили собственные термины: корпоративные порталы, интранет, интрасеть, внутренняя сеть. Почему это так популярно и как настроить виртуальное пространство в вашей компании? Разбираемся!

Интранет — это внутренняя сеть, которую компании используют для обмена информацией и управления внутренними ресурсами. Термин, как это часто бывает в IT, пришел из английского языка и в дословном переводе значит «внутренняя сеть». Говоря простыми словами, термином «Intranet» называют систему, которая хранит информацию, инструменты и ресурсы, важные для компании и закрытые для внешних наблюдателей. Сегодня такие закрытые системы используются не только крупными корпорациями, но и небольшими бизнесами.

Интранет-портал работает как безопасная и закрытая сетевая среда, доступ к который есть только у сотрудников или авторизованных пользователей. Это позволяет организации сохранять конфиденциальность и контроль над своей информацией.

Закрытая сеть компании может содержать такие элементы как новости и объявления, внутренние документы и ресурсы, календари и расписания событий, форумы и блоги для обсуждения и совместной работы, а также инструменты управления проектами и задачами. Интрасеть отличается от обычной локальной сети использованием web-технологий, которые позволяют пользователям входить через обычный браузер на компьютере или в смартфоне.

Есть много вариантов обустройства виртуального пространства «для своих», начиная от создания небольшого сайта или набора документов для внутреннего использования и заканчивая общей базой клиентов, к которой имеют доступ только сотрудники. Сегодня эта система нередко реализуется в виде корпоративного портала, который становится своего рода интерфейсом для наполнения Intranet.

Сегодня можно установить такое решение «из коробки» и получить доступ к различным программам, таким как документооборот, планировщик задач, платформа для видеоконференций и другие.

Что такое «программное обеспечение из коробки» и какая ещё версия может вам встретиться? Читайте в нашей статье!

Термины «корпоративный портал» и «интранет» часто используют как синонимы. Мы в нашей статье также не будем их разделять.

У интранета множество функций, которые связаны как с работой компании, так и с коммуникацией.

1. Доступ к важным документам, политикам, процедурам и другим материалам, необходимым для работы сотруднику. Это помогает настроить процессы в организации и установить единые правила.

2. Коллаборативные инструменты: сотрудники могут вместе работать над проектами, обмениваться информацией и общаться. В интранете можно создавать общие рабочие пространство, обсуждать идеи, совместно работать над задачами, проводить совещание и совместно редактировать документы.

3. Управление задачами: интранет может быть интегрирован с системами управления проектами. Это помогает руководителю отследить любую задачу, можно планировать затраты времени и оценивать Прогресс. А сотрудники, работающие с этими проектами, могут координировать свою работу и следить за прогрессом.

4. Информирование: можно публиковать внутренние новости, а также обновления и другую важную сотрудникам информацию. это не только объединяет команду, но и поддерживает связь между сотрудниками и помогает быстро сообщать им важную информацию.

5. Мобильный доступ: сотрудники могут следить за информацией и использовать рабочие инструменты из любой точки мира.

6. Обучение персонала: в общем пространстве может храниться база знаний — документы, руководство, гайды. Они помогут новым сотрудникам быстрее влиться в рабочие процессы и экономят время и силы наставника.

7. Создание корпоративной культуры. Помогает сотрудникам быстрее стать частью команды. Это особенно актуально для организаций, где многие работают удалённо. А ещё он сообщит о днях рождения коллег, поможет выбрать новые фирменные стикеры и мерч, а ещё обсудить новости или просто пообщаться по интересам. Всё это помогает превратить коллектив в настоящую команду.

8. Коммуникация: интегрированный мессенджер доставит сообщение гораздо быстрее, чем электронная почта. Важно и то, что он позволяет не выводить рабочее общение в личный мессенджер.

9. Документооборот: все необходимое — на одной странице и в удобном электронном виде. Сотрудники могут создавать документы и оформлять заявления онлайн буквально за минуты, особенно в компаниях, подключенных к электронному документообороту (ЭДО).

10. Безопасность: внутренняя сеть создаётся с учётом возможных киберугроз. Коробочные решения надёжно защищены разработчиками, а кастомные проходят сертификацию на безопасность.

Это лишь некоторые из возможностей, которые может предоставить интранет организации. Выбор возможностей и настройка зависят от потребностей компании. Главное, чтобы каждая из опций была востребованной и помогала в рабочем процессе.

К началу этой главы у вас может возникнуть версия, что все функции интранета легко заменить другими инструментами. Давайте порассуждаем, так ли это.

Интранет и сайт компании имеют разные цели и возможности. И главное различие состоит в целевой аудитории: интрасеть предназначена для внутреннего использования сотрудниками компании, в то время как сайт создаётся для внешних пользователей, таких как клиенты, партнеры или инвесторы. Можно разработать сайт с разделом для сотрудников, но в нём будет сложно реализовать все возможности корпоративных порталов, например, мессенджеры, конференции и возможности для совместной работы с документами. Некоторые компании успешно используют закрытые разделы корпоративного сайта для публикации внутренних новостей, хранение важных документов или публикация вакансий. Но это сложно назвать интранетом в полном смысле слова.

Эксперты по продуктивности утверждают: лучше разделять личные и корпоративные мессенджеры. Сегодня небольшие компании часто ведут рабочее общение в Telegram. Но Переключаться между рабочим и личным аккаунтом неудобно, а если использовать один аккаунт для обеих целей, сложно не отвлекаться на личные сообщения. Есть и другие сложности: телеграм-чаты сложно администрировать и нелегко найти нужные контакты коллег.

В них информацию действительно удобно хранить, ведь она будет отлично структурирована. Но на этом плюсы заканчиваются. В базах нет нормальных страниц сотрудников с контактами, фото, должностями. Нет общих сервисов для автоматизации различных процессов, таких как заявки, опросы, внутренние вакансии или таск-менеджер. Пользователи ограничены в коммуникациях, общаться можно только в комментариях к статьям.

Если использовать популярные бесплатные сервисы, такие как Notion или Google Docs, возникает много вопросов к безопасности. А систему Confluence многие пользователи считают сложной и неудобной.

Самое большое преимущество корпоративного портала перед всеми этими инструментами состоит в его универсальности. Настроив интранет, компания получает базу знаний, «адресную книгу» сотрудников, инструменты для общения и совместной работы, а также возможности для управления проектами. И всё это в одной вкладке браузера, причём все компоненты связаны между собой.

Плюсы корпоративной интернет-платформы этим не ограничиваются. Но и минусы у неё тоже есть. Похоже, пора всё разложить «по полочкам»!

1. Удобный «банк» информации. Позволяет сотрудникам быстро получать доступ к нужной информации, увеличивая эффективность работы и сокращая время на поиск материалов.

2. Лёгкое общение. Внутренние форумы, чаты и блоги помогут обсудить идеи и решить проблемы, а «адресные книги» — быстро найти коллег.

3. Командный дух. Общее интернет-пространство поможет сплотить коллектив, ведь в нём можно и пообщаться по интересам, и быстро организовать тимбилдинг.

1. Поддержка интранета подразумевает затраты. Обновление программного обеспечения, обучение персонала и регулярные технические работы — это расход как денег, так и времени. Окупятся ли они? Чтобы узнать, придется всё тщательно проанализировать и рассчитать.

2. Интранет может стать причиной информационных перегрузок. Если инфраструктура выстроена неправильно, сотрудники будут теряться в море информации, а в результате эффективность будет только падать.

3. Ощущение давления. Любые перемены в привычной рабочей среде воспринимаются нелегко и могут стать причиной недовольства. Поэтому важно сделать внедрение плавным: найти общий язык с пользователями и помочь им адаптироваться.

4. Новые вызовы для безопасности данных. Внутренняя сеть может стать объектом атак со стороны внешних злоумышленников, и это важно помнить.

Для эффективного использования корпоративного портала нужно учесть как его преимущества, так и недостатки, и грамотно оценить ресурсы компании, которые понадобятся на внедрение и поддержку.

Запуск откроет новую эру в жизни компании, но только если подойти к нему ответственно. Поэтому такой шаг требует тщательной подготовки и планирования. Разберем основные этапы внедрения.

1. Оценка потребностей компании. Рассмотрите, какие функциональные возможности и технологии вам необходимы. Учтите запросы разных отделов и продумайте уровни допуска к информации. Создайте список требований: он поможет при выборе интранет-платформы.

2. Выбор платформы. Чтобы создать виртуальное пространство для своей компании, можно заказать дорогое кастомное решение или использовать более доступное готовое ПО: облачное или «из коробки». В каждой категории есть много вариантов, и у всех свои особенности и функциональные возможности: выбирайте по потребностям и бюджету. Обратите внимание на функции совместной работы, возможности интеграции с другими системами, удобство использования и безопасность данных.

Одно из самых популярных решений для интранета в мире — корпоративный портал «Битрикс24», сегодня им пользуются более 3 млн компаний. «Битрикс24» позволяет наладить коммуникации, дисциплину и рабочие процессы с помощью новостей, мгновенных коммуникаций, общения во внутреннем чате, единого хранилища документов. С его помощью удобно ставить задачи и контролировать их выполнение. В Битрикс24 все контакты коллег под рукой и доступны в один клик, общаться можно с любого устройства и в любых форматах: аудио, видео, текст, файлы. Наша компания — сертифицированный партнер Битрикс24, мы неоднократно внедряли его для наших клиентов, и все они отметили универсальность и широкие возможности интранета от Битрикс.

Антон Аланов

руководитель практики Битрикс24 компании Uplab

3. Разработка плана. Составьте дорожную карту внедрения и назначьте ответственных за каждый этап. Установите сроки выполнения задач и выделите ресурсы, нужные для их осуществления.

4. Обучение сотрудников Внедрение интранета потребует от работников компании адаптации к новой системе. Помогите им эффективно использовать интранет. Разработайте обучающие материалы и проведите тренинги. Найдите время для вопросов и ответов, чтобы убедиться, что сотрудникам всё понятно.

5. Запуск. К этому этапу стоит переходить после тщательной подготовки и тестирования. Убедитесь, что всё работает как надо. Не забывайте, что техническая поддержка и помощь в адаптации понадобятся пользователям и после запуска.

Хотите, чтобы интранет вызывал у сотрудников любопытство и желание исследовать, а не раздражение? Тогда превратите его запуск в праздник. Подогревайте интерес новостями и анонсами, назначьте торжественную дату запуска, организуйте праздник с вручением сувениров. Можно добавить и другие элементы геймификации.

Чтобы оценить все преимущества «сети для своих», сотрудникам нужно начать активно её использовать. А это произойдет только в том случае, если им действительно интересно.

Intranet — это внутренняя сеть, созданная внутри организации для обмена информацией и взаимодействия между сотрудниками.

Интранет обычно представляет собой сайт, где сотрудники могут получить доступ к различным сервисам и ресурсам. Это могут быть такие инструменты, как электронная почта, календари, документация, базы знаний, форумы для обсуждения проектов и многое другое.

При создании Intranet используются различные технологии. Он может быть основан на веб-технологиях, таких как HTML, CSS и JavaScript, а также на базах данных и серверах. Интерфейсом интранета часто становится корпоративный портал: есть решения, позволяющие развернуть интранет «из коробки». Популярный и сертифицированный в России «Portal» есть в экосистеме Битрикс24.

Несмотря на ряд минусов, таких как дополнительные затраты и риск информационной перегрузки, Intranet — удобное решение: он помогает сплотить команд и экономить время на рассылках новостей и поисках нужной информации.

Особое внимание при запуске интранета уделяется безопасности данных и доступу к ним. Также важны грамотное планирование перехода и адаптация сотрудников.