Кадровый электронный документооборот в Битрикс24 и Госключ: эффективность и выгоды

КЭДО (кадровый электронный документооборот) — это создание, подписание и хранение электронных документов без бумажных оригиналов либо дубликатов. Сейчас компании в России могут выбирать, как именно им вести кадровую документацию: в бумажном или электронном виде. Не исключено, что в будущем второй способ станет обязательным для всех, но сейчас главный «двигатель» перехода на КЭДО для компаний — удобство и экономия времени. Электронный документооборот позволяет автоматизировать и оптимизировать работу с документами, снижая затраты на бумажные носители и ускоряя процессы согласования и утверждения. И по мере того, как технологии совершенствуются, эти плюсы становятся всё более очевидными. Сегодня расскажем о двух прогрессивных сервисах, связанных с КЭДО: Битрикс и Госключ; разберём их плюсы и выгоду от внедрения.

Экономическая выгода от использования КЭДО

Многие компании особенно оценили плюсы электронного кадрового документооборота во время пандемии (на 2020-2022 годы приходится взрывной рост популярности КЭДО), и сейчас, уже полностью освоив технологию, получают от неё максимальный профит. Как показывает практика, для крупной компании КЭДО — уже скорее необходимость, потому что система значительно упрощает массовый документооборот и приносит весомую выгоду.

По оценке экспертов по внедрению, при переходе на электронный формат компании могут сократить затраты на документооборот до 30% и уменьшить время обработки документов на 40%. Это достигается за счет снижения расходов на бумагу, печать и хранение, логистику, а также за счет ускорения процессов согласования и утверждения документов.

Сокращение затрат на печать и пересылку

КЭДО позволяет значительно сэкономить на покупке бумаги, канцелярских принадлежностей и расходных материалов, а также на почтовых и курьерских услугах и аренде помещений под архив.

Например, в компании с 300 сотрудниками на каждого из них в год приходится в среднем 20 документов. Это 12 000 листов на всю компанию (мы берем в расчет, что средний документ — 2 листа). Стоимость печати одной страницы, с учетом стоимости бумаги, тонера и амортизации оборудования, составляет примерно 2,5 ₽. Получается, что компания тратит 30 000 ₽ в год только на печать.

Если 10% документов отправляются почтой, а остальные 90% подписываются в офисах, то получим затраты в размере еще 120 000 ₽ на логистику.

Чем больше у организации дистанционных сотрудников, тем заметнее экономия при помощи КЭДО. Если же компания использует не почтовую, а курьерскую доставку — ставки растут.

С учетом текучки 10% и 3 кадровых сотрудников, годовая экономия может достигать 600 000 ₽. Если же у компании более 1000 сотрудников, экономия на логистике может составить до 2 миллионов рублей в год.

Ускорение HR-процессов и экономия времени сотрудников

Система КЭДО ускоряет приём на работу новых сотрудников, оформление и согласование заявлений, приказов, служебных записок и решение других задач кадровой службы. Это позволяет экономить каждый год сотни часов времени HR-специалистов.

Например, в вашей компании 1000 сотрудников. Без КЭДО у отдела кадров может уйти несколько недель на отправку и отслеживание подписания документов всеми сотрудниками. При наличии КЭДО отправить все документы и отследить статус может один специалист за несколько часов.

Другие важные преимущества

Плюсы кадрового электронного документооборота не ограничиваются экономией бумаги. Есть и другие приятные плюсы, из которых компания также может извлечь выгоду — хотя перевести её в рубли будет сложнее.

Возможность расширять географию

КЭДО помогает эффективно управлять удалёнными сотрудниками: при такой системе документооборота для HR-службы и бухгалтерии нет принципиальной разницы, где находится сотрудник и его руководители разного уровня. Например, руководитель может быть в центральном офисе, а работник — в региональном филиале, на удалёнке или в командировке. Такая свобода позволяет компаниям расширять географию поиска сотрудников и получать больше откликов на каждую вакансию. А значит, выбирать сотрудников с наиболее релевантным опытом или на более выгодных для компании условиях.

Сокращение ошибок и потери документов

В КЭДО доступны шаблоны трудовых договоров, заявлений и других кадровых документов, а также сохраняется информация о сотрудниках. Это не только ускоряет подготовку документов и экономит время на поиски нужных сведений, но и снижает вероятность ошибок, которые приводят к сбоям в процессах и финансовым потерям (включая штрафы от проверяющих органов).

Преимущества КЭДО в Битрикс24

В России есть несколько крупных провайдеров КЭДО: EmplDocs, Directum HR Pro, Контур КЭДО, HR-link, VK HR Tek и другие. Но компании, использующие в своей работе Битрикс24 (а у системы уже более 15 млн. пользователей), наверняка задумаются о том, чтобы выбрать в качестве провайдера именно эту компанию. Главный плюс Битрикс КЭДО: его можно использовать без доплат на тарифах Профессиональный и Энтерпрайз.

Битрикс24 предлагает интегрированное решение для КЭДО, которое позволяет компаниям эффективно управлять документами в единой экосистеме. Это очень удобно, ведь в Битрикс24 объединяется всё, что нужно для работы: коммуникации с коллегами, задачи, проекты, календарь и многое другое.

С Битрикс КЭДО кадровый электронный документооборот уже находится внутри корпоративного портала: не нужно переходить по ссылкам во внешние сервисы и искать документы, КЭДО находится в левом главном меню, и всё, что требует подписи, уже сразу под рукой. А подписать документы можно в несколько кликов. Звучит как фантастика? А ведь это абсолютно реально :)

Госключ — цифровая подпись в вашем смартфоне

Чтобы быстро подписывать все нужные документы в Битрикс КЭДО, нужно установить бесплатное мобильное приложение Госключ — сервис для электронной цифровой подписи.

Приложение Госключ разработано Минцифры России. Оно позволяет сотрудникам получать усиленные электронные подписи, как неквалифицированные, так и квалифицированные (УНЭП или УКЭП), для подписания кадровых документов внутри Битрикс24 сотрудникам достаточно УНЭП.

С Госключом можно подписывать документы на Госуслугах и из внешних информационных систем. Оно полностью соответствует требованиям федерального закона 63‑ФЗ «Об электронной подписи». Электронные документы, подписанные с помощью Госключа, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные документы с живой подписью. При этом у компании нет необходимости в оплате электронной подписи для каждого сотрудника, а также не нужно вносить плату за доступ к КЭДО или за отправку каждого документа — организация может заметно сэкономить. Это отличает Госключ от многих других сервисов.

Внедрить приложение довольно легко, нужно только подключить Госключ к Битрикс24 в несколько простых шагов. Для подключения сотрудников понадобится лишь подтверждённый аккаунт на «Госуслугах» и смартфон.

Как работает КЭДО в Битрикс24. Опыт Uplab

Мы проверили сервис в работе, настроив его в тестовом режиме для Uplab, и готовы поделиться впечатлениями. Спойлер: Битрикс КЭДО есть куда расти в плане возможностей, но удобство и надёжность как обычно на высоте.

Автоматизация

Процессы согласования внутри самой воронки КЭДО пока автоматизированы на простом уровне. Если нужно провести многоступенчатое согласование документа перед его подписанием, это можно реализовать на стандартных бизнес-процессах Битрикс.

Пример: сотруднику нужно согласовать отпуск, и подтвердить его должен непосредственный руководитель, вышестоящий руководитель, отдел кадров и, возможно, кто-то еще. В этом случае используется стандартный функционал бизнес-процессов, для согласования отпуска и заполнения графика отсутствий. Когда согласование завершено, добавлятся задание на отдел кадров или HR-специалиста, чтобы запустить подписание в воронке КЭДО. Специалист отдела кадров добавляет уже согласованное заявление на отпуск в новую заявку на подписание, указывает подписантов и запускает в работу.

Множественное подписание

КЭДО в Битрикс24 позволяет подписывать документы не только по отдельным сотрудникам, но по отделам и всей компании.

Пример: в компании выпустили новый указ по трудовому распорядку, с которым должна ознакомиться вся компания или конкретные отделы. При создании заявки на подписание ответственный может просто выбрать нужные отделы.

Гибкость подписания

При запуске документа на подпись всегда можно выбрать, какой именно подписью сотрудники должны подписать документ — УНЭП (Госключ) или ПЭП (Битрикс24.КЭДО). Такая гибкость дает возможность подписывать документы вроде ознакомлений, распоряжений и приказов простой электронной подписью.

Заявлено, что выбор провайдера УНЭП подписи со временем будет расширяться. Например, уже сейчас доступно подключение Таском-Ручка.

Хранилище документов

Все подписанные документы сохраняются в Битрикс24, в разделе «Сейф компании». К Сейфу можно гибко настроить права доступа, чтобы ограничить потерю или утечку данных. При желании (или при особых требованиях безопасности) можно скачивать все документы и дополнительно хранить в отдельном собственном хранилище.

Интеграция с 1С

Недавно Битрикс24 представил вниманию новый коннектор 1С предназначенный именно для КЭДО. С ним появились следующие возможности:

• Подписанные документы сразу попадают в 1С.

• Можно автоматически заполнять документы данными из 1С в процессе подписания.

• Также можно создавать шаблоны документов для каждой компании и наполнять их данными из 1С.

• Расчетные листки и остатки отпусков синхронизируются. Сотрудники могут посмотреть нужную информацию прямо в Битрикс24.

Преимущества использования КЭДО в Битрикс24, которые мы оценили

Мы убедились, что процесс достаточно прост и понятен, а все необходимые действия подробно описаны в документации самого вендора. Но есть некоторые нюансы, которые могут повлиять на скорость настройки.

Преимущества

Централизованное управление документами (хранятся в единой системе), что облегчает их поиск и управление.

Автоматизация процессов согласования и утверждения. Настраивается с помощью бизнес-процессов Битрикс, и уже согласованный документ тправляется на подписание.

Безопасность данных. Надежная защита данных и контроль доступа к документам.

Бесплатная подпись: благодаря интеграции с сервисом Госключ не нужно платить за каждую электронную подпись сотрудника — коллегам нужно только зарегистрироваться в сервисе.

Нюанс

Чтобы доверенное лицо компании (обычно это специалист отдела кадров или HR отдела) могло подписывать документы, необходимо получить обезличенный сертификат. Подать заявку на него и получить может только генеральный директор компании при личном обращении в орган ФНС. Это может занять время и тем самым увеличить срок внедрения.

Заключение и выводы

Сочетание КЭДО в Битрикс24 с Госключом дает компаниям кучу плюсов. Два сервиса не только помогают сэкономить деньги и ускорить работу, но и делают документы юридически значимыми. Сервис КЭДО от Битрикс находится в общей экосистеме корпоративного портала Битрикс, это облегчает обучение сотрудников (так как они уже знакомы с интерфейсом и функционалом Битрикс24), что сокращает время на адаптацию к новым инструментами экономит бюджет на цифровизацию.

Если вы задумались или уже решили сделать шаг навстречу цифровизации кадров — обращайтесь к нам, мы с радостью поможем сделать этот шаг легким и понятным).