Регулярный менеджмент: ключ к эффективному управлению

Что такое регулярный менеджмент? Это подход к управлению в организациях, основанный на систематическом и организованном планировании, исполнении и контроле бизнес-процессов. Он отличается от других методов, таких как проектный или кризисный менеджмент, тем, что работает н длинной дитанции. Его цель — устойчивая и предсказуемая работа компании, стремящейся к постоянному улучшению процессов и показателей. То есть, в отличие от краткосрочных стратегий, регулярный менеджмент предполагает долгосрочное планирование и создание четких процедур и систем мотивации для сотрудников.

Ключевые элементы регулярного менеджмента

Регулярный менеджмент обеспечивает систематизацию бизнес-процессов, что означает повышение эффективности работы команды. Он позволяет лучше планировать и контролировать задачи, оптимизировать использование ресурсов и минимизировать риски для компаний. Благодаря постоянному анализу результатов и обратной связи организации могут быстрее адаптироваться к изменениям в среде, будь это изменения в рынке, технологиях или внутри компании. А значит, эффективнее достигать поставленных целей.

Этот подход не статичен, он требует постоянного анализа и корректировок. Но одновременно с этим регулярный менеджмент имеет понятную структуру и включает в себя ряд ключевых элементов. Вот примеры основных из них:

1. Целеполагание. Установление четких и измеримых целей как для всей фирмы, так и для отдельных команд и сотрудников позволяет направить усилия на достижение конкретных результатов, что повышает ответственность и мотивацию.

2. Планирование. Оптимальное распределение ресурсов, сроков и задач помогает предвидеть возможные риски и упрощает управление временем.

3. Организация. Определение структуры команды, распределение обязанностей и ролей повышает координацию действий, снижает дублирование функций и помогает избежать путаницы в задачах.

4. Коммуникация. Открытое и прозрачное общение уменьшает недопонимание, помогает выстраивать доверительные отношения и повышает вовлеченность сотрудников.

5. Мониторинг. Контроль за исполнением задач, анализ результатов и оценка текущей продуктивности работы позволят оперативно выявлять проблемы и несоответствия, а также вовремя вносить необходимые коррективы для достижения целей.

6. Обратная связь. Обратная связь (например, регулярное обсуждение результатов работы, оценка успехов) помогает сотрудникам понять сильные и слабые стороны, стимулирует к профессиональному росту и улучшает общую атмосферу в команде.

7. Мотивация. Сильная мотивация повышает производительность и снижает текучесть кадров. Например, создание условий и внедрение системы вознаграждений для сотрудников.

8. Адаптация и инновации. Готовность адаптироваться к внешним условиям и внедрение новых идей и инноваций в текущую работу команд помогает компании оставаться конкурентоспособной и продуктивной.

Подходы к регулярному менеджменту

Существует три основных подхода: Lean, Agile и Kaizen. Главные критерии для их выбора — тип бизнеса и оргструктура компании.

1. Lean — это методология управления, направленная на сокращение потерь и оптимизацию процессов. Основное внимание уделяется созданию ценности для клиента при минимальных затратах энергии и ресурсов. Инструменты Lean — картирование потоков создания ценности, улучшение процессов и вовлечение сотрудников в постоянные улучшения. Применяется в производстве, здравоохранении, строительстве, ИТ и разработке ПО.

2. Agile — это гибкий подход к управлению проектами, который акцентирует внимание на адаптации к изменениям и оперативной корректировке продукта. Предполагает слаженную работу в небольших командах, частые встречи и обратную связь с клиентами. Цель — быстро реагировать на изменения требований и повышать качество работы, сокращая время выхода на рынок. Как и Lean, может использоваться в компаниях, работающих в сферах ИТ и здравоохранения, но подходит также для образования и маркетинга.

3. Kaizen — японская философия непрерывного улучшения, основывающаяся на вовлечении всех сотрудников в процесс. Простыми словами, это необходимость постоянного анализа и улучшения рабочих процессов, что может происходить как на глобальном уровне, так и через небольшие ежедневные изменения. Он разрабатывает культуру улучшений, способствующую повышению качества и производительности. Подходит для сервисных отраслей, логистики, производства и складских операций.

Настройка регулярного менеджмента за 10 шагов

Шаг 1. Определение стратегических целей компании

Проанализируйте текущую ситуацию. Определите сильные и слабые стороны компании, возможности и угрозы (SWOT-анализ), проведите исследование рынка и конкурентов.

Установите четкие долгосрочные и краткосрочные цели, используя принципы SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound), обсудите и согласуйте план действий на уровне топ-менеджмента и руководителей подразделений.

Шаг 2. Разработка системы ключевых показателей эффективности (KPI)

Определите ключевые показатели, которые будут измерять успех в достижении стратегических целей. Убедитесь, что KPI релевантны для разных отделов (финансы, продажи, маркетинг, производство и т.д.).

Разработайте собственные методы и инструменты для измерения каждого KPI (например, отчеты, инструменты аналитики).

Шаг 3. Создание системы планирования и отчетности

Разработайте краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные планы на основе определенных целей и KPI и обязательно установите временные рамки для достижения каждой цели.

Определите периодичность отчетов (например, еженедельно, ежемесячно, ежеквартально), а для большего удобства создайте шаблоны отчетов и установите кураторов их подготовки и представления.

Шаг 4. Внедрение системы контроля и анализа

Запланируйте регулярные совещания (например, еженедельные или ежемесячные) для обсуждения текущих результатов и статуса выполнения KPI.

Анализ отклонений — также важная часть работы. На совещаниях анализируйте отклонения от плана, определяйте причины и разрабатывайте правила и меры по их устранению.

Шаг 5. Корректировка стратегии и планов на основе анализа

Анализируйте результаты и на основе мониторинга регулярно перенастраивайте стратегию и планы команд.

Сохраняйте гибкость стратегии и будьте готовы адаптироваться к непредвиденным изменениям во внешней среде, включая рыночные условия и технологические изменения.

Шаг 6. Делегирование полномочий и ответственности

Определите исполнителей конкретных задач в рамках каждого отдела и структуры управления.

Убедитесь, что каждый сотрудник обладает необходимыми условиями, информированностью и полномочиями для принятия решений в своей сфере обязанностей.

Шаг 7. Создание системы мотивации и вознаграждения

Разработайте систему, основанную на достижении KPI и выполнении задач, которая будет поощрять сотрудников за успехи.

Обеспечьте сотрудников регулярной обратной связью о их работе и достигнутых результатах.

Шаг 8. Постоянное обучение и развитие сотрудников

Организуйте регулярные тренинги и семинары для повышения квалификации сотрудников. Создайте среду, где сотрудники будут мотивированы к постоянному обучению и самосовершенствованию, развивайте управленческие навыки руководства отделов.

Шаг 9. Налаженная система коммуникации

Создайте каналы внутренней коммуникации для оперативного обмена информацией (например, чаты, электронная почта, корпоративные порталы), в том числе командные, чтобы повысить эффективность работы и улучшить взаимодействие между отделами.

Шаг 10. Оценка эффективности внедрения регулярного менеджмента

Проводите аудиты регулярного менеджмента, чтобы оценить его результативность, и вносите изменения в процесс управления. Периодичность аудитов может быть, например, ежеквартальной или ежегодной и анализировать текущие бизнес-процессы, финансовую и внутреннюю отчетность, оценку качества продукции и информационных систем и процессов.

Инструменты и технологии для регулярного менеджмента

Организовать рабочие процессы, отслеживать результаты и взаимодействовать с командой помогают специализированные инструменты и сервисы.

1. Программное обеспечение для управления проектами

Подходят для средних и крупных команд с высокими требованиями к управлению проектами. Такие инструменты позволяют визуализировать проекты через доски и календари: пользователи могут устанавливать сроки исполнения, назначать задачи коллегам и отслеживать прогресс. К ним относится также аналитика для оценки продуктивности.

Преимущества

• гибкие возможности для настройки;

• различные форматы представления задач (списки, доски, календари);

• система отчетности и интеграции с CRM.

Недостатки

• возможно, понадобится время для обучения сотрудников работе в сервисе;

• платный полный функционал.

Пример: Kaiten — российский аналог Asana и Trello, включенный в Единый реестр российского ПО. В нём можно создавать различные доски, связывать задачи между собой и кастомизировать карточки.

2. Системы аналитики данных

Используются для анализа эффективности веб-сайтов и маркетинговых кампаний. С их помощью можно отслеживать поведение пользователей, источники трафика и конверсии. Инструмент предоставляет отчёты о посещаемости, демографических данных и взаимодействии пользователей, что помогает принимать обоснованные решения для оптимизации бизнес-процессов.

Преимущества

• анализ трафика, конверсий и поведения пользователей для обоснованных решений;

• визуализация данных, создание и настройка дашбордов;

• автоматизация отчётов.

Недостатки

• требуют практики для настройки и работы;

• трудности с интеграцией данных из различных источников.

Пример: Yandex Metrika и Google Analytics — бесплатные инструменты для анализа веб-трафика, отслеживания конверсий и создания отчетов. Они помогают оптимизировать сайты и улучшить маркетинговые стратегии.

3. CRM-системы

Комплексные системы для управления взаимодействием с клиентами. Помогают собирать, хранить и анализировать данные о клиентах, что упрощает процесс продаж и обслуживания. Задача CRM заключается в автоматизации рутинных задач, облегчении коммуникации и сохранении истории взаимодействий. Это оптимальный выбор для малых и средних компаний, которые хотят получить многопрофильное решение с небольшой стоимостью.

Преимущества

• объединение всех данных о пользователе и всех каналов коммуникации с ним;

• интуитивно понятный интерфейс;

• интеграция с другими инструментами.

Недостатки:

• большинство CRM платные или имеют бесплатную версию с ограниченными функциями;

• некоторые функции могут потребовать дополнительного обучения.

Пример: Bitrix24 и AmoCRM — системы управления проектами, задачами, коммуникацией и клиентскими данными. Позволяют собирать и анализировать информацию о трафике и подбирать стратегию по управлению клиентами, что способствует увеличению конверсий и росту бизнеса.

Проблемы при организации регулярного менеджмента

Приведем здесь некоторые из проблем, снижающих результативность, и рекомендации по решению.

1. Непонимание сотрудниками целей и задач компании. Чтобы этого избежать, проведите обучающие семинары, объясните стратегию и цели компании. Разработайте личные KPI для сотрудников или команд.

2. Недостаток коммуникации между разными уровнями и отделами может приводить к недоразумениям и потере информации. Внедрите системы управления проектами и внутренние каналы связи (например, Slack или Microsoft Teams), создайте документы и базы знаний.

3. Сопротивление изменениям, новым процессам и инструментам. Обеспечьте обучение и поддержку для всех сотрудников, подчеркните преимущества этих изменений для команды и компании.

4. Неполнота данных и анализов затрудняет интерпретацию и принятие решений. Разработайте четкие стандарты для сбора, хранения и анализа данных и шаблоны для отчетов, проверяйте качество данных и вовлекайте команды в их сбор.

5. Избыточное количество задач и ответственность приводит к выгоранию сотрудников и снижению их работоспособности. Регулярно пересматривайте рабочие нагрузки и распределение задач, особенно при изменении объема работы.

6. Несоответствие инструментов и потребностей. Неподходящие инструменты для управления проектами могут усложнить выполнение задач и снизить мотивацию. Проведите аудит текущих инструментов, исследуйте и протестируйте несколько альтернативных вариантов и обучите сотрудников работе с ними.

7. Отсутствие обратной связи от коллег и руководителей. Сотрудники могут не знать, как улучшить свои результаты. Поддерживайте открытость и честность в обсуждениях и регулярно проводите оценку продуктивности, включающую отзывы о работе каждого из сотрудников. Хороший пример такой оценки — performance review.

Регулярный менеджмент требует сознательного подхода к организации процессов, оперативной коммуникации и активного вовлечения сотрудников и руководителей, включая совместное обсуждение и решение проблем. Для комплексного изучения предмета подойдет книга Павла Безручко «Практики регулярного менеджмента».

Саммари

1. Регулярный менеджмент является важным, многогранным инструментом для достижения успеха организации. Он включает в себя ряд элементов, которые помогают организовать взаимодействие внутри команды и оптимизировать выполнение задач.

2. Существует три основных подхода, каждый из которых ориентирован на свои типы бизнеса и стратегии компании.

3. Есть четкие, подробные алгоритмы настройки регулярного менеджмента, включающие как общие правила, так и характерные приемы в зависимости от сферы работы компании.

4. Организовать рабочие процессы, отслеживать результаты и взаимодействовать с командой помогает множество разработанных инструментов и сервисов.

5. Организация регулярного менеджмента — сложный процесс со своими сложностями и проблемами, он требует системного подхода. Но с течением времени и с правильными усилиями можно добиться устойчивых результатов.