Как планирование продаж помогает управлять ресурсами и финансами компании

Планирование продаж — это основа эффективного управления производственными и финансовыми ресурсами компании. В этой статье мы расскажем, как строится это планирование, поделимся опытом команды UpLab в его организации (включая основные инструменты) и расскажем, какие выгоды мы получили благодаря системному подходу в планировании продаж.

Зачем планировать продажи?

Планирование продаж помогает менеджерам не только ставить цели и достигать их, но и эффективно строить работу подразделений. А именно:

• Видеть загрузку ресурсов всех направлений. Это позволяет прогнозировать простой какого-либо ресурса в определённый промежуток времени и принимать меры для его оптимального использования.

• Оптимизировать загрузку производства. Это помогает заранее бронировать ресурсы для проектов.

• Рационально распределять ресурсы для новых проектов. Вы можете оценить, готовы ли начать новый проект в ближайшие сроки или потребуется поиск дополнительных ресурсов. Если вы работаете с распределёнными командами, это может включать выкуп ресурсов из других команд или поиск качественного аутсорса.

• Прогнозировать финансовые поступления. Это даёт возможность управлять бюджетом, снижать кассовые разрывы и планировать инвестиции в развитие.

Все это в совокупности помогает принимать взвешенные стратегические решения и обеспечивать стабильный рост компании.

Наш инструментарий

Эффективность планирования продаж зависит от используемых инструментов. А их выбор зависит от выбранных стратегий и алгоритмов. Современные инструменты дают минимальную погрешность, это путь к созданию точного и реалистичного прогноза продаж. Вот какие инструменты мы используем в Uplab.

• Кастомизированный Битрикс24

• Ресурсное планирование

• Финансовое планирование

В UpLab мы используем CRM-систему Битрикс24, которую значительно доработали под наши специфические потребности, чтобы эффективно планировать продажи. Она выступает как источник данных, которые мы используем для дальнейшей работы в других инструментах.

Основные параметры для планирования

Выбор параметров для планирования продаж зависит от специфики бизнеса и продукта, инструментов, численности команды. Но есть четыре параметра, которые важно учитывать в любом плане. Поэтому перед началом планирования убедитесь, что они поддерживаются в актуальном состоянии.

1. Стоимость проекта (бюджет). Точное понимание бюджета каждого проекта позволяет прогнозировать общий объем продаж и финансовые поступления.

2. Плановая дата завершения сделки. Помогает прогнозировать загрузку команды и координировать сроки выполнения.

3. Вероятность заключения сделки. Мы оцениваем вероятность в процентах, что позволяет точнее прогнозировать реальные продажи.

4. Тип работ. Этот пункт подразумевает понимание, какие услуги и какой тип ресурсов продаёт компания. Например, Uplab — компания-разработчик сайтов и цифровых сервисов, но у нас есть и другие услуги. В их числе:

• разработка под ключ;

• только дизайн;

• брендинг;

• фронтенд- и бэкенд-разработка.

Работы имеют разную стоимость, и в них вовлечены разные специалисты, труд которых имеет неодинаковую цену. Поэтому при планировании очень важно правильно определить тип работ и оценить их объем.

От вероятности к планированию ресурсов

Когда вероятность заключения сделки достигает 50% и выше, данные по этому проекту должны попасть в ресурсное планирование. Вот источники данных, на которые мы в Uplab опираемся при дальнейшем планировании.

• Детальная смета с указанием всех типов работ и их объёма.

• Предварительный план-график реализации проекта с чётким пониманием сроков начала и завершения каждого этапа.

Эти артефакты позволяют составить план загрузки производства — в какой момент, какой ресурс и в каком объёме потребуется. Так видна загрузка ресурсов не только по фактически реализуемым проектам, но и с учётом будущих продаж. Это позволяет быть готовыми к старту проекта сразу после заключения договора, что значительно сокращает время от продажи до начала работ.

Планирование финансовых поступлений

Финальный этап нашего процесса планирования продаж — это прогнозирование финансовых поступлений. Планирование финансовых поступлений критически важно для планирования продаж, поскольку оно обеспечивает прогнозируемость денежного потока. Без него сложно своевременно оплачивать счета и управлять рисками. Точный прогноз поступлений является основой для принятия обоснованных управленческих решений.

Планирование финансовых поступлений критически важно для:

• Управления cash flow (движением денежных средств в компании за определенный период). Зная, когда и сколько денег поступит, компания может эффективно управлять своими активами, планировать платежи поставщикам и кредиторам, избегая просрочек и штрафов. Точный прогноз cash flow позволяет прогнозировать поступления денежных средств в определенные периоды и благодаря этому оптимизировать ликвидность и предотвратить дефицит денежных средств.

• Планирования инвестиций в развитие. Без точного прогноза будущих поступлений сложно определить объем средств, которые можно направить на развитие бизнеса — на покупку нового ПО и оборудования, расширение производства, маркетинговые кампании, найм новых сотрудников. Надежный прогноз поступлений позволяет принять обоснованные решения о масштабе инвестиций и оценить их рентабельность. Недостаток планирования может привести к недостаточному финансированию перспективных проектов или к перерасходу средств на неэффективные инвестиции.

• Обеспечения стабильной работы компании, которая напрямую зависит от её финансового здоровья. Точный прогноз позволяет своевременно выявлять потенциальные проблемы с ликвидностью, принимать превентивные меры и избегать финансовых кризисов. Это позволяет сохранять доверие партнеров, инвесторов и сотрудников, обеспечивает платежеспособность компании и создает устойчивую основу для её долгосрочного развития. Без такого планирования компания рискует стать неплатежеспособной и потерять конкурентные преимущества.

На основе данных, которые мы перечислили выше (стоимости проекта, вероятности заключения сделки и плановых датах завершения этапов) мы в Uplab можем достаточно точно спланировать, когда и какие суммы поступят на счёт компании.

Почему планирование важно для руководителя отдела продаж

Задача каждого руководителя — эффективное управление доверенной ему областью. Чтобы хорошо управлять продажами не только в IT-компании, но и в любом другом бизнесе, важно мыслить стратегически. Вот какие аргументы в пользу планирования приводит Диана Олейник, руководитель отдела продаж Uplab.

Преимущества системного подхода

Системный подход к планированию продаж предлагает ряд значительных преимуществ перед хаотичным или фрагментарным подходом. Он объединяет все аспекты процесса продаж в единую, согласованную систему. Это устраняет дублирование усилий, разрывы в коммуникации и неэффективное использование ресурсов.

Благодаря планированию продаж мы:

• минимизируем риски нехватки ресурсов;

• обеспечиваем равномерную загрузку команды;

• прогнозируем доходы, что помогает в стратегическом управлении бизнесом;

• быстрее реагируем на изменения рынка.

Если прогнозирование продаж настроено хорошо, все отделы (маркетинг, продажи, обслуживание клиентов) работают согласованно, увеличивая общую эффективность.

Вместо саммари

Планирование продаж — это стратегический инструмент, который при правильном использовании становится мощным драйвером роста для digital-агентства. Важно внедрить систему, которая позволит отслеживать параметры сделки на каждом этапе и интегрировать их в общий процесс управления.

Внедрение такой системы планирования продаж потребовало от нас значительных усилий и времени. Однако результаты полностью оправдали вложения. Мы получили инструмент, который позволяет нам:

• Точнее прогнозировать финансовые показатели;

• Эффективнее управлять ресурсами;

• Быстрее реагировать на изменения рынка.

Также переход на новую систему потребовал изменений в культуре компании, включая обучение использованию специальных инструментов планирования. Но полученная выгода полностью окупает эти усилия и затраты.