Performance Management

Создать для сотрудников среду, где каждый может достигать высоких результатов и развиваться профессионально — звучит как что-то из идеального мира, не так ли? На самом деле эта цель достижима, если внедрять современные подходы к управлению. Один из них Performance Management — процесс управления эффективностью персонала компании. Он включает постановку целей, оценку работы, обратную связь, развитие, поощрение сотрудников для повышения производительности труда и достижения глобальных целей компании. Рассказываем подробнее, что представляет собой Performance Management и какие преимущества он дает бизнесу.

Что такое Performance Management?

Performance management (PM), или перфоманс управление, простыми словами — это система, которая помогает сотрудникам и компаниям работать лучше. Он подразумевает постановку целей, регулярную обратную связь, оценку результатов, планирование развития и вознаграждение сотрудников. Цель PM — выстроить прозрачную систему, мотивирующую сотрудников к эффективной работе и росту компании. PM помогает бизнесу достигать своих целей и приходить к успеху даже в высоко конкурентных нишах; это структурированная система управления результативностью.

PM дает возможность оценить и повысить уровень эффективности персонала, увидеть точки роста в работе сотрудников, а также стимулировать их личное и профессиональное развитие. Это инвестиция, которая приносит ощутимую отдачу в виде повышения производительности, лояльности сотрудников и прибыли компании.

За внедрение и проведение процедур Performance management в компании отвечают руководители и менеджеры разных уровней и HR-специалисты. В крупных компаниях возможен найм отдельного Performance manager или нескольких. Но для того чтобы этот метод управления работой бизнеса работал действительно эффективно, необходимы усилия всего коллектива. Поэтому важно донести до сотрудников, как он устроен и зачем нужен организации.

Компоненты Performance management

Процесс управления эффективностью персонала компании состоит из нескольких ключевых этапов. Каждый из них важен и сильно влияет на общую картину, поэтому упускать его нельзя.

1. Планирование. Включает обсуждение обязанностей и постановку целей вместе с сотрудниками, определение их ожиданий от работы. Полезным инструментом может быть разработка подробных должностных инструкций. Оптимальные механизмы планирования — каскадный и двухсторонний.

Руководство компании определяет вектор ее развития, думает о глобальных целях. Далее руководители и менеджеры направлений и отделов ставят более мелкие цели и задачи. Задачи не спускаются исключительно сверху, есть место мнению и инициативам сотрудников. Цели должны соответствовать принципу SMART, то есть быть конкретными, измеримыми, достижимыми, релевантными и ограниченными по времени.

2. Определение KPI. На этом этапе перфоманс управления необходимо четко сформулировать, какие именно критерии и показатели используются для оценки эффективности работы сотрудников, отделов и компании в целом. Время от времени стоит оценивать актуальность имеющихся KPI и при необходимости их пересматривать. Показатели должны фокусироваться не только на количественных, но и на качественных показателях. Например, на производстве важно не только количество произведенных товаров, но и низкий процент брака, долговечность и прочие параметры. Для сферы услуг имеет значение не только, например, количество оказанных услуг, но и повышение среднего чека, удовлетворенность клиентов.

3. Измерение производительности. По заданным KPI оценивают работу сотрудников и подразделений. Оптимальная частота процедуры — от ежегодной до ежеквартальной, в зависимости от специфики и особенностей компании. Для результативности управления работой команды очень важно донести до сотрудников четкий и понятный порядок проведения оценки: сроки, алгоритмы проверки и оценивания.

4. Оценка другими сотрудниками (Peer Review). На этом шаге сотрудник получает оценку от коллег: в первую очередь от членов команды, также от руководителя, подчинённых, персонала из других отделов. Такая оценка получается более объективной и разносторонней в отличие от оценки исключительно руководством. Также Peer Review способствует улучшению коммуникации в коллективе, потому что сотрудники учатся принимать и давать объективную критику/похвалы. Peer Review способен подсветить в коллективе таланты, незаметные для руководства, а также развить навыки лидерства. Чтобы процесс был объективным, необходимо обозначить четкие критерии оценки, создавать и продвигать культуру открытой и честной коммуникации. В зависимости от коллектива, может потребоваться сделать процесс анонимным.

5. Оценка производительности (Performance Review). На финальном этапе перфоманс менеджмента анализируются данные, собранные на предыдущих этапах, и на их основе происходит оценка. Критерии оценивания должны отражать ключевые аспекты работы сотрудников. Они могут включать:

• Профессиональные навыки и компетенции.

• Качество, производительность и результативность работы.

• Soft skills — самостоятельность, ответственность, инициативность, креативность, умение работать в команде.

• Соответствие корпоративным ценностям и культуре компании.

После проведения Performance Review важно тщательно проанализировать полученные результаты. Это включает сравнение с предыдущими оценками для наглядного отображения прогресса сотрудника, выявление тенденций — и тут речь идет как о повторяющихся проблемах, так и, наоборот, об улучшениях в работе, сравнение с другими сотрудникам и общими показателями команды либо отдела для выявления лучших исполнителей и кандидатов для поощрения и кадровых перестановок. На основе анализа результатов важно определить конкретные шаги для дальнейшего развития персонала. Это может включать постановку новых целей, разработку общего и индивидуального плана обучения и предоставление поддержки в развитии и обучении каждому сотруднику.

6. Документация и ведение записей. Точные и подробные записи обсуждений производительности, обратной связи и результатов оценки помогают принимать решения, позволяют отслеживать динамику производительности сотрудников и отделов, совершенствовать процесс управления деятельностью компании.

7. Вознаграждение и признание. По итогам перфоманс ревью принимается решение о поощрении сотрудников с помощью премий, продвижения по службе и других форм признания. Безусловно, премии — рабочий и эффективный метод поощрения. Но не единственный, и к тому же наиболее результативный только в краткосрочной перспективе. Поэтому систему премирования стоит время от времени пересматривать и не ограничиваться только денежными вознаграждениями. Также важно обеспечивать сотрудникам признание, возможности карьерного роста, поддерживать комфортные условия работы и хорошую атмосферу в коллективе.

8. Планирование развития и обучения сотрудников. Система управления эффективностью помогает наглядно выявить пробелы в навыках сотрудников. Важно использовать выявленную информацию и предоставить персоналу возможности для развития — корпоративное обучение, доступ к сторонним программам, тренингам и курсам, помощь с карьерным продвижением. Особенное внимание специалисты советуют уделять развитию лидеров. Обычно прокачать уже имеющихся сотрудников проще и выгоднее, чем нанимать новых, так что в итоге эти вложения обеспечивают бизнесу экономию.

Зачем внедрять PM: преимущества для бизнеса

Performance Management полезен и организации в целом и ее сотрудникам и обеспечивает улучшение качества и результативности работы компании во всех направлениях.

Повышение производительности

Четкие цели и ожидания, ведущие к большей эффективности работы отделов и отдельных сотрудников. Когда сотрудники полностью понимают, что именно они должны сделать и в какие сроки, что могут получить, оправдав эти ожидания, то занимаются своими непосредственными задачами и выполняют свою работу лучше.

Оптимизация рабочих процессов благодаря выявлению узких мест. Performance Management позволяет быстро понять, где и какие сложности есть и принять соответствующие меры — расширить штат, дополнительно обучить работников, улучшить техническое обеспечение и т.д.

Фокус на ключевых результатах (KPI) и их измерении. Наличие ключевых метрик позволяет концентрироваться на действительно важных приоритетных задачах для бизнеса и не распыляться по мелочам.

Автоматизация бизнес-процессов. Переход на перформанс менеджмент обычно включает внедрение специализированного ПО — BPM-систем (Business Process Management), что позволяет автоматизировать или упростить многие рутинные задачи и процессы, сделать удобнее коммуникацию в компании, получать самую разнообразную наглядную статистику деятельности бизнеса и многое другое.

Улучшение мотивации и вовлеченности сотрудников

Регулярная обратная связь и признание достижений. Когда сотрудники понимают, что не работают не для галочки, что результаты их работы видны и оцениваются, то мотивированы работать лучше.

Возможности для профессионального роста и развития. Performance Management сконцентрирован не только на оценивании текущей работы сотрудников, но и на предоставлении им пространства для роста. Персонал мотивирован делать больше и лучше, проявлять креативность и инициативность, если понимает, что это не останется незамеченным.

Повышение чувства значимости и причастности к общему делу. Любому человеку важно понимать, что его работа имеет значение. И Performance Management помогает демонстрировать, как именно работа каждого отдельного сотрудника влияет на достижение целей компании.

Укрепление корпоративной культуры

Создание прозрачной и справедливой системы оценки. Четкие и понятные критерии оценивания помогают сотрудникам понять, что их оценивают не на основе личных взаимоотношений, а по качеству их работы. Это улучшает взаимоотношения в коллективе и стимулирует командную работу.

Повышение уровня доверия между сотрудниками и руководством. Когда сотрудники получают объективную и честную обратную связь, это побуждает их также быть честными и открытыми с коллегами и руководством, проявлять инициативу, откровенно говорить о проблемах, а не игнорировать их.

Улучшение планирования и принятия решений

Данные о производительности как основа для стратегического планирования. Понимая, как работают сотрудники, можно прогнозировать, с какими проектами они справятся, а с какими нет, планировать рабочую загрузку, при необходимости корректировать кадровый состав, заранее видеть потенциальные сложности и риски и прорабатывать пути их решения.

Выявление талантов и потенциала сотрудников для эффективного управления персоналом. Четкое и подробное отслеживание качества работы персонала и разносторонняя оценка (не только от руководства, но и от коллег и подчиненных) позволяет наиболее полно видеть, на что способен каждый сотрудник, развивать его сильные стороны и корректировать слабые.

Оптимизация использования ресурсов компании. Система менеджмента позволяет грамотно планировать время с учетом стандартов времени на выполнение тех или иных задач, оперативно отслеживать нагрузку на отделы и сотрудников и перераспределять задачи и ставить приоритеты в соответствии с этим.

Повышение прибыльности

Прямая связь между повышением производительности и увеличением прибыли. При грамотно выстроенном Performance Management коллектив работает лучше и успевает сделать больше — соответственно, компания может выполнять больший объем работы и повышать цены на свои услуги, в итоге больше зарабатывать.

Снижение текучести кадров, что экономит ресурсы на подбор и обучение новых сотрудников. Четкие понятные цели и задачи, справедливая система оценки качества работы, возможность карьерного и личностного роста, прозрачная система мотивации и поддержки — все это повышает лояльность действующих сотрудников. Новичкам в компании также проще адаптироваться и влиться в работу.

Улучшение качества продукции/услуг, ведущее к росту продаж. Performance Management позволяет быстро и четко понимать, где в компании все хорошо, а где есть сложности — оперативно выявлять типичные проблемы и узкие места, видеть наиболее эффективные практики и решения. Это дает возможность быстро и регулярно корректировать работу при необходимости, тем самым улучшая качество товаров и услуг и повышая уровень удовлетворенности клиентов.

Возможные возражения против внедрения Performance Management

С плюсами Performance Management мы разобрались. Но есть ли аргументы против внедрения этой процедуры в компании? Обращаем внимание на типичные сложности и возражения, с которыми можно столкнуться.

Затраты времени и ресурсов на внедрение PM. Внедрение Performance Management требует денег, времени и усилий всего персонала компании. Как при любых глобальных изменениях, может наблюдаться временное снижение эффективности работы, падение выручки и другие аналогичные проблемы. Также в дальнейшем на процедуры в рамках процесса менеджмента, например, на проведение регулярных оценок производительности, тоже требуется время.

Как руководители, так и рядовой персонал могут считать, что это того не стоит, все и так хорошо работает и не стоит ничего существенно менять. Однако все эти сложности краткосрочные, и выгода от внедрения их перевешивает.

Сопротивление сотрудников к изменениям. Среди причин сопротивления — привычка к старым методам ведения работы, страх перед новым и неизвестным, опасения, что новый порядок ограничит свободу действий и возможности. Все это — не повод не внедрять Performance Management.

При правильно выстроенном процессе внедрения эти сложности преодолимы. Важно учитывать интересы и мнение сотрудников, при необходимости корректировать новую систему менеджмента. Не менее важно обучение и последующая поддержка. Сотрудники должны понимать, что цель Performance Management — структурировать и упростить их работу, а не усложнить им жизнь. Важно донести до персонала, как работает система, и продемонстрировать, что при возникновении сложностей есть к кому обратиться за разъяснениями.

Сложность системы PM. Сотрудники могут считать, что новая система управления будет слишком сложной, и слишком много времени уйдет на ее освоение в ущерб основной работе. Среди других возможных рисков — излишняя бюрократия и раздувание штата.

Чтобы этого не произошло, важно выбирать подходящую систему, адаптированную под специфику деятельности и устройства компании. Внедрять изменения лучше постепенно — это сделает переход менее стрессовым для работы компании и для сотрудников, позволит вовремя отследить сложные и проблемные места и исправить их.

Саммари

• Performance management (PM) — это периодический систематический процесс управления эффективностью работы компании, направленный на повышение производительности сотрудников и достижения бизнес-целей.

• Он включает установление четких целей, регулярную обратную связь, оценку результативности, планирование развития и вознаграждение сотрудников.

• Внедрением перформанс-менеджмента занимается руководство компании в сотрудничестве с Performance manager-специалистами и HR-отделом.

• Performance management повышает производительность компании и способствует росту прибыли, помогает в долгосрочном стратегическом планировании, улучшает мотивацию сотрудников, укрепляет корпоративную культуру и снижает текучку кадров.

• Переход на Performance Management требует денег, времени и усилий всего персонала компании. Но при правильном постепенном внедрении с учетом потребностей и специфики компании, качественном обучении персонала и последующей поддержке компания получает существенную долгосрочную выгоду.