Смарт-процессы: Внедрение и оптимизация рабочих мест

В 1989 году компания American Airlines решила убрать одну оливку из салата для каждого пассажира бизнес-класса. Когда экономисты подсчитали выгоду от такой оптимизации, она составила порядка 40 000 долларов США в год: это не только стоимость самих оливок, но и цена топлива, которое сэкономил самолёт при уменьшении веса еды на борту. Наверняка в вашем бизнесе есть целая бочка таких «оливок»: рутинных операций, которые можно превратить в автоматические сценарии и тем самым не только улучшить сервис, но и сэкономить время квалифицированных специалистов. А помогут в этом смарт-процессы: инструмент, который позволяет создавать в CRM уникальные элементы и настраивать их под задачи компании. В статье рассказываем, что это такое, и приводим примеры решений в популярной CRM Битрикс24: эксперты Uplab помогли внедрить их в компании «Устой-М», и мы готовы поделиться этим кейсом.

Что такое смарт-процессы?

В Битрикс24 есть элементы, которые называют общим термином «сущности». Они помогают отслеживать взаимодействие с клиентами и содержать данные в порядке.

Однако порядок необходим не только в работе с клиентами, но и внутри самой компании. Например, если компания занимается недвижимостью, то для продажи у неё в CRM настроены сделки и лиды. Но как быть с информацией по ходу строительства, как её удобно хранить и обновлять? Здесь на помощь приходят смарт-процессы.

Смарт-процессы в Битрикс24 — это мощный инструмент автоматизации, позволяющий создавать и настраивать новые элементы в CRM. Вот их характерные черты и доступные возможности:

• можно гибко определять структуру каждого смарт-процесса, включая поля, воронки продаж, этапы в канбане;

• есть управление правами доступа;

• доступна интеграция с другими элементами Битрикс24, такими как задачи, списки и календарь;

• смарт-процессы можно прикреплять к карточкам;

• в каждом смарт-процессе можно создавать новые поля, тем самым описывая собственные сценарии работы;

• можно подключать роботов;

• у смарт-процессов можно прописывать направления, как в сделках.

Всё это помогает создать процесс, идеально подходящий под бизнес-задачи компании. Отметим, что смарт-процессы как инструмент универсальны и подходят для бизнеса любого типа и масштаба. Например, в агентстве недвижимости с их помощью можно автоматизировать продажи и аренду, создавая для каждой квартиры отдельную электронную карточку с полным описанием. Это позволит вести централизованный реестр объектов и отслеживать их доступность.

Преимущества смарт-процессов

Выше мы коротко рассказали о возможностях инструмента, а теперь остановимся на характерных чертах, которые делают их современными и удобными.

Адаптивность. Смарт-процессы легко подстраиваются под все изменения, которые происходят в бизнесе: например, новые регулярные требования или изменения в рыночных условиях. Также смарт-процессы можно изначально настроить под уникальные требования, которые существуют у компании из-за специфики рынка или продукта. Это делает смарт-процессы максимально эффективными, а бизнес — устойчивым и готовым к переменам.

Автоматизация. Со смарт-процессами можно автоматизировать повседневные задачи, которые часто занимают много времени и ресурсов. Например, обработка заявок, выставление счетов, ведение учета и другие административные задачи: все они могут выполняться автоматически. Это не только освобождает сотрудников от рутинной работы, но и ускоряет выполнение процессов, повышая общую производительность компании.

Прозрачность. Смарт-процессы улучшают взаимоотношения между отделами и сотрудниками. Они обеспечивают прозрачность и доступность информации, что позволяет всем участникам процесса видеть данные в реальном времени. Это улучшает координацию и сотрудничество, снижает вероятность недопонимания и ошибок, снимает часть задач по коммуникации.

Примеры задач, которые решают смарт-процессы

Два важных направления, в которых работают смарт-процессы — обмен важными данными и настройка автоматических процессов. Но внутри каждого направления им доступен широкий круг задач.

Автоматизация рутинных операций

Автоматизация документооборота позволяет значительно сократить время на согласование и утверждение документов, а также снизить вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором. Это достигается за счет использования электронных подписей, автоматического распределения задач и контроля сроков выполнения.

В любой компании документы обеспечивают юридическую и административную поддержку бизнес-процессов: без них сложно представить заключение сделки, приём на работу, оформление отпуска или закупку комплектующих. Однако ручное управление документами — трудоемкий процесс, требующий больших ресурсов, и в нем велик риск человеческой ошибки. Смарт-процессы помогают автоматизировать документооборот, делая его более эффективным и надежным в нескольких направлениях.

• Электронное создание и хранение документов. Вместо создания бумажных документов сотрудники используют электронные формы для генерации документов. Все документы автоматически сохраняются в облачном хранилище, обеспечивая легкий доступ и безопасность данных.

• Автоматическое согласование. После создания документ автоматически направляется на согласование ответственным лицам. Смарт-процесс может учитывать различные уровни согласования в зависимости от типа документа или его важности. Участники процесса получают уведомления и могут утверждать документы в электронном виде.

• Электронные подписи. Для заверения документов используются электронные подписи, что ускоряет процесс утверждения и делает его более безопасным. Это исключает необходимость физического присутствия участников для подписания документов.

• Поиск и доступ к документам. Смарт-процессы обеспечивают быстрый и удобный поиск документов по различным параметрам, таким как дата, автор или ключевые слова. Это значительно ускоряет доступ к необходимой информации и улучшает работу сотрудников.

• Контроль версий. Система автоматически отслеживает изменения в документах и сохраняет все версии, что позволяет легко восстановить предыдущие версии при необходимости и отслеживать историю изменений.

• Соответствие требованиям и безопасность. Автоматизация документооборота помогает компании соблюдать регулярные требования и стандарты безопасности, обеспечивая контроль доступа и защиту конфиденциальной информации.

В результате компания получает более эффективную и прозрачную систему управления документами, освобождая время и ресурсы специалистов для стратегических и творческих задач.

Улучшение коммуникации между отделами

В крупной компании часто возникают проблемы с коммуникацией. Это может привести к задержкам, недопониманию и снижению общей эффективности. Внедрение смарт-процессов помогает устранить эти проблемы и улучшить взаимодействие между отделами.

• Единая платформа для общения. Смарт-процессы интегрируют все каналы коммуникации в единую платформу, такую как корпоративный портал или система управления проектами. Это позволяет сотрудникам из разных отделов легко обмениваться информацией, файлами и сообщениями в реальном времени.

• Автоматические уведомления и напоминания. Система автоматически отправляет уведомления и напоминания о важных событиях, сроках и задачах. Это помогает сотрудникам быть в курсе актуальной информации и своевременно реагировать на изменения.

• Виртуальные встречи и видеоконференции. Интеграция инструментов для проведения виртуальных встреч и видеоконференций позволяет сотрудникам из разных отделов быстро организовывать совещания, обсуждать текущие вопросы и принимать решения без необходимости физического присутствия.

• Отслеживание задач и прогресса. Система позволяет отслеживать выполнение задач и прогресс по проектам в режиме реального времени. Это обеспечивает прозрачность и позволяет руководителям быстро выявлять и устранять узкие места в процессе.

Кейс: как мы настроили смарт-процессы для компании «Устой-М»

Компания «Устой-М», ведущая компания в строительной отрасли дорог на Камчатском крае, столкнулась с необходимостью модернизации своих рабочих процессов для повышения эффективности. Решением стало внедрение Битрикс24 и цифровых рабочих мест с использованием платформы Битрикс24, что позволило значительно улучшить взаимодействие между сотрудниками и оптимизировать бизнес-процессы.

Как настраиваются цифровые рабочие места

В Битрикс24 можно обеспечить сотрудникам доступ ко всем необходимым ресурсам и функциям в одном месте, создав для него цифровое рабочее место. Эти настройки можно сохранить в качестве отдельной сущности, чтобы быстро применить эти настройки для других сотрудников в той же должности. Удобнее всего использовать для создания таких цифровых рабочих мест именно смарт-процессы, ведь их настройки максимально гибкие.

Пошаговая инструкция по настройке смарт-процесса

1. Создать смарт-процесс внутри рабочего места можно в разделе «Автоматизация».

На горизонтальном пункте меню необходимо выбрать «Цифровые рабочие места» и перейти в список.

2. Далее нужно выбрать «Создать»

3. В открывшемся окне необходимо указать название данного цифрового рабочего места и указать в настройках, какие смарт-процессы будут принадлежать к этому месту, либо создать новый смарт-процесс:

Заключение:

1. Смарт-процессы в Битрикс24 предоставляют компаниям мощные инструменты для автоматизации и оптимизации рабочих процессов.

2. Они помогают улучшить взаимодействие между сотрудниками, повысить эффективность и адаптироваться к изменениям в бизнес-среде.

3. Среди возможностей смарт-процессов: электронное создание и хранение документов, автоматическое согласование, электронные подписи, поиск и доступ к документам, контроль версий, виртуальные встречи (видеоконференции), отслеживание задачи прогресса, автоматические уведомления и напоминания.

4. С помощью смарт-процессов можно, в частности, настроить виртуальные рабочие места — среду с необходимыми доступами для сотрудников. Эта возможность востребована у пользователей Битрикс.

5. Внедрение таких решений, как в компании «Устой-М», демонстрирует, как цифровые технологии могут трансформировать бизнес и привести его к успеху.