Воронка подбора персонала и её использование в работе HR

Мы переживаем самый сильный дефицит кадров за последние десятилетия, и он заметно изменил российский рынок труда. По словам экспертов, это не случайная аномалия, а новая реальность. В таких условиях HR-специалистам нужно улучшать методы рекрутинга, чтобы нанимать и удерживать эффективнее, чем конкуренты. Когда важно быстрее обрабатывать предложения и первыми «снимать сливки», на помощь приходит HR-аналитика и связанные с ней инструменты. Один из самых популярных — воронка подбора персонала.

Что такое воронка подбора

Большинство рекрутеров осознают важность аналитических данных, но многие из них не знают, с чего начать и как превратить подбор персонала в более осознанный и управляемый процесс. Одним из ключевых инструментов в HR-аналитике является воронка подбора, которая была заимствована из маркетинга. Термин «воронка продаж» описывает путь клиента от знакомства с продуктом до момента покупки. Аналогично процесс найма персонала воронка подбора представляет как продажу вакансии кандидату.

Воронка подбора персонала показывает процесс взаимодействия компании с кандидатами от момента размещения вакансии до найма. Инструмент помогает работодателям быстрее находить нужных специалистов и тратить на это меньше денег.

В последние десятилетия HR стремится говорить с бизнесом на одном языке, и воронка подбора стала важным инструментом для оценки эффективности этого процесса. Она позволяет оцифровывать каждый этап работы с кандидатами, делая процесс прозрачным и понятным для ваших кадровиков и рекрутеров. Воронка помогает визуализировать этапы подбора и выявлять места, где происходит наибольший отток кандидатов, что способствует анализу и оптимизации процесса.

Приведём основные задачи, которые можно решить при помощи воронки подбора.

1. Помогает мониторить тенденции на рынке труда. Воронка продаж позволяет компании оценить, достаточно ли специалистов с нужной квалификацией в отрасли. Кроме того, воронка помогает понять, насколько предложение работодателя соответствует ожиданиям соискателей. Пример: если много людей отсекается после первого собеседования, возможно, конкуренты предлагают более привлекательные условия.
2. Выявляет наиболее эффективные каналы найма. Этот инструмент показывает, как именно компания чаще всего находит сотрудников, что помогает HR-отделу сосредоточиться на наиболее результативных источниках. Пример: если менеджеров по продажам обычно находят через сайты с вакансиями, а объявления в соцсетях приводят к неподходящим кандидатам, то стоит использовать первый вариант.
3. Сокращает затраты на отбор и найм персонала. Воронка позволяет рассчитать время и деньги, необходимые для поиска нужного кандидата, а также выявить этапы отбора, которые занимают слишком много времени. Пример: если согласование списка кандидатов с руководителем отдела затягивается, это может привести к тому, что специалисты получают предложения от конкурентов, и процесс найма начинается заново. А это влечет за собой лишние расходы.
4. Способствует продвижению HR-бренда компании. С ее помощью можно оценить интерес соискателей к вакансиям и при необходимости скорректировать условия найма. К примеру, если количество откликов недостаточно, рекрутер может изменить текст вакансии.

Этапы воронки подбора персонала

Воронка подбора персонала состоит из различных пунктов в зависимости от особенностей компании. Но можно выделить несколько ключевых этапов, которые есть у многих организаций. HR-менеджер может добавить дополнительные стадии по необходимости, но не стоит слишком сильно усложнять воронку.

1. Подготовка. Перед началом вы должны понять, кто вам нужен; составить «портрет» вашего идеального кандидата.
2. Привлечение соискателей. Размещение вакансий на различных платформах и участие в мероприятиях для привлечения талантов.
3. Заявка от кандидата. Соискатели откликаются на вакансию, менеджер по персоналу обеспечивает быструю обратную связь.
4. Собеседование. Оценка профессиональных и личных качеств кандидатов через несколько этапов интервью.
5. Тестовое задание. Кандидаты выполняют задания, соответствующие их специальности, для подтверждения квалификации.
6. Предложение о работе. Успешным кандидатам направляется оффер с условиями найма, учитывающий их потребности.
7. Наем сотрудника. Кандидат принимает оффер, и менеджер запрашивает необходимые документы для оформления.

После выхода на работу важно отслеживать, сколько новых сотрудников проходит испытательный срок и остается в компании. Быстрые увольнения могут указывать на проблемы с адаптацией, что требует улучшения системы обучения и внедрения наставничества. Если игнорировать проблему, репутация компании в глазах соискателей может пострадать.

Виды воронок подбора сотрудников

Воронки рекрутинга можно разделить на прямые и обратные в зависимости от их построения. Прямые воронки служат для анализа и улучшения процесса поиска сотрудников, тогда как обратные воронки помогают предсказать, сколько времени потребуется для закрытия вакансии. Каждый из этих типов выполняет свои уникальные функции в процессе найма.

Прямая воронка найма персонала строится сверху вниз, отображая процесс от отбора резюме до выхода кандидата на работу. HR-специалист отслеживает изменения в количестве соискателей на каждом этапе, что помогает выявить, где происходит наибольшее отсечение. Например, если много кандидатов отсекается после первичного собеседования, это может указывать на неверно выбранную целевую аудиторию, и менеджеру по персоналу следует пересмотреть объявление о вакансии.

Обратная воронка строится снизу вверх и основана на статистике закрытых вакансий. Она позволяет прогнозировать время, необходимое для поиска новых сотрудников, основываясь на данных о среднем количестве кандидатов на каждом этапе и времени найма.

Как построить воронку подбора в четыре шага

Некоторые HR-менеджеры начинают формировать воронку только после закрытия вакансии, что делает ее лишь инструментом для отчетности и снижает ее практическую ценность. Гораздо эффективнее разрабатывать воронку на протяжении всего процесса подбора персонала, что позволяет своевременно выявлять и устранять недостатки в системе рекрутинга. Для автоматизации процесса можно использовать любой табличный редактор, но есть и специализированные решения, такие как SolvoPro.

Шаг 1. Сгруппировать однотипные вакансии

разделите их на категории. Например, в торговой организации можно выделить следующие группы: менеджеры по продажам, бухгалтеры, IT-специалисты, работники склада, линейные руководители и топ-менеджеры.

Рассмотрим на примере, как создать воронку подбора для категории «Специалисты отдела логистики».

Шаг 2. Сбор статистики по закрытым вакансиям

На этом этапе важно собрать и проанализировать архивные данные о том, как различные каналы поиска сотрудников показывают себя для каждой категории вакансий. Например, необходимо выяснить, сколько специалистов удалось привлечь через сайты по трудоустройству, телеграм-каналы, социальные сети или специализированные платформы для размещения объявлений.

Если ваша компания регулярно нанимает новых сотрудников, стоит собирать информацию на протяжении недели или месяца. Для позиций с низким уровнем текучести лучше анализировать данные за год или больше.

Шаг 3. Определение приоритетных каналов для поиска сотрудников

На данном этапе необходимо выделить те источники найма, которые обеспечивают наибольшее количество кандидатов. Для этого следует рассчитать долю каждого канала в общем числе привлеченных специалистов. Например, можно создать круговую диаграмму, которая визуализирует наиболее эффективные методы поиска работников. Например, на рисунке ниже диаграмма отражает, что наибольшее количество IT-специалистов удается привлечь через сайт по поиску работы, сервис объявлений в интернете и телеграм-канал компании. А социальные сети способствуют закрытию лишь небольшого числа вакансий.

Каналы, которые показывают низкие результаты, не стоит использовать в будущем. Менеджеру по персоналу рекомендуется сосредоточиться на наиболее результативных способах привлечения специалистов.

Шаг 4. Построение пути кандидата для каждого канала подбора.

Создайте отдельные таблицы с воронками отбора для разных категорий вакансий и источников найма, разбив путь кандидата на этапы и указав количество человек на каждой стадии.

Важно включить все этапы отбора в воронку, чтобы избежать ошибок в аналитике. Например, если много кандидатов отсеивается между собеседованием с руководителем и направлением оффера, это может указывать на неподходящих соискателей. Однако причина может быть в отсутствии согласованности с владельцем бизнеса, у которого есть свои требования к кандидатам. Это подчеркивает важность обсуждения всех критериев на этапе размещения вакансии.

Как рассчитать главные показатели

Основные показатели воронки подбора — это количество кандидатов на каждом этапе и процент конверсии. Эти показатели варьируются в зависимости от типа вакансии. Например, воронка для массового подбора рабочих на конвейер будет широкой и с меньшим количеством этапов, тогда как воронка для подбора топ-менеджера будет узкой, но более глубокой, включая дополнительные этапы, такие как встречи с руководством и тестовые задания.

Конверсия показывает процент кандидатов, переходящих между этапами отбора, и общая конверсия между верхним и нижним уровнями будет отражать эффективность всего процесса найма.

Зная процентное соотношение переходов кандидатов между этапами подбора, можно установить плановые показатели для каждого из них. Начинаем с нижнего уровня воронки и постепенно рассчитываем планы для всех этапов. Это позволяет оперативно реагировать на проблемы на каждом этапе и оптимизировать процессы. Зная, какие затраты сопутствуют найму сотрудника на определенную должность, вы можете заранее учесть их.

Как оценить эффективность подбора

Для оценки эффективности при подборе персонала можно использовать следующие показатели:

1. Конверсия на каждом этапе: помогает выявить этапы, требующие оптимизации.
2. Время прохождения кандидатов через воронку.
3. Соотношение затрат на подбор и качество кандидатов: низкие затраты при высоком качестве указывают на хорошо организованный процесс найма персонала.

Если видна нехватка кандидатов на начальном этапе, стоит рассмотреть дополнительные источники привлечения (сайты, Telegram-каналы и соцсети). Если много отсевов после телефонных интервью, необходимо проверить рыночные условия. При отказах кандидатов после первых собеседований рекомендуем проанализировать, как проходят интервью. Также обращайте внимание на большое количество отказов после проверки службой безопасности.

Вкратце о главном

1. Воронка подбора персонала— это процесс, который проходит кандидат от момента отклика на вакансию до фактического найма в компанию. Менеджеры по персоналу используют воронку для анализа тенденций на рынке труда, снижения затрат на подбор специалистов, выявления эффективных каналов найма и укрепления HR-бренда.
2. Этапы найма включают привлечение соискателей, обработку заявок, проведение собеседований, выполнение тестовых заданий, рассылку предложений (офферов) и окончательный найм сотрудников.
3. Чтобы оценить эффективность системы найма, необходимо создать прямую воронку рекрутинга. Для прогнозирования времени, необходимого для закрытия вакансии, применяется обратная воронка.
4. Воронка рекрутинга строится в четыре этапа: сначала группируются вакансии одного типа, затем собирается статистика по уже закрытым позициям, после этого выбираются приоритетные каналы найма, и, наконец, формируется путь кандидата для каждого из выбранных каналов.
5. Эффективность воронки подбора персонала измеряется конверсией на каждом этапе. Чем выше конверсия, тем эффективнее система найма, что свидетельствует о том, что компания использует минимальные ресурсы для закрытия вакансий.